Transcript 30114_공문작성
행정발전위원회 공문 작성 및 관리 2013. 1 행정발전위원회 목 적 하나님을 기쁘시게 www.themegallery.com 교회를 평안하게 성도들이 보람있게 2 행정발전위원회 필요성 대형 교회로 가는 비젼 2020의 추진에 필수적 요소 업무 정의가 불확실 조직 간, 개인 간의 갈등 양산 업무의 모호성, 편중으로 봉사자들이 업무 기피 www.themegallery.com 예산 편성의 근거 부족, 삭감으로 부담 가중 전년도의 시행착오를 다음 해에 계속함 3 행정발전위원회 주요업무 문서의 관리 방안 부서운영 모델 제안 www.themegallery.com 교회 규정 제 개정 주관 예산과 물품의 관리 방안 우리 교회에 맞는 감사 제안 4 행정발전위원회 문서관리 내용 문서의 생산 - 내부결재 - 외부 시행공문 www.themegallery.com - 수신 공문 - 물품(공사)품의 문서의 이관 문서의 보관, 열람, 폐기 5 www.themegallery.com 6 행정발전위원회 문서작성 유 의 점 1 검색, 복사, 관리가 쉽게 작성 제목은 공문의 성격을 잘 나타내는 간략 표현 내용은 개조식 쉽게 볼 수 있게 작성 내부결재 : 최고 결재권자(담임 목사)의 결정 내용이어야 함 www.themegallery.com 외부 발송 : 최고 결재권자가 그 목표 기관의 기관장에게 의 사를 전달하는 내용의 문장 구성 전결의 경우도 결정은 최고 결재권자임에 유의 7 행정발전위원회 문서작성 유 의 점 2 전화번호는 결재권자, 외부인사, 다음연도 담당자가 의문 사항이 있을 때 필요한 연락처 www.themegallery.com 공문 번호는 찬양1국-12(2013. 05. 12) 날자와 병기 글자는 굴림체 12P, 줄간격 160 공개할 경우 개인정보 유출이 우려되거나, 공사 등에 영향 을 주게 될 경우 비공개 기록 8 www.themegallery.com 행정발전위원회 내부결재 공문 9 www.themegallery.com 행정발전위원회 내부결재 공문 10 www.themegallery.com 행정발전위원회 외부발송 공문 11 www.themegallery.com 12 예산 집행 www.themegallery.com 행정발전위원회 예산지출 요구 1 13 행정발전위원회 www.themegallery.com 예산 지출 요구 2 14 15 행정발전위원회 색인목록 및 문서철 1 색인 목록은 문서를 찾는 데 매우 중요 페이이지 난에 건수-공문마지막 페이지(예, 5-10)를 기록 문서번호 난에 공문번호(찬양1국-4)를 기록 제목 난에 공문제목을 기록 www.themegallery.com 수신 난에 내부결재, 물품매입, 공사, 목표기관을 기록 발신 난에 공문을 보낸 곳을 기록 공문을 행정실로 이관 색인 목록을 파일로 작성 제출 행정발전위원회 색인목록 및 문서철 2 오래된 문서가 아래에 있게 쪽수 밑에서 위로 문서번호는 국명-건명 www.themegallery.com 100쪽 넘으면 새로운 문서철 16 행정발전위원회 영수증 1 1) A4용지에 제목을 적고 금액이 드러나게 붙임 2) 맨 끝 페이지에 공문번호와 간단히 내용 기록 3) 복사하여 원본은 행정실로 , 복사본은 근거 공문에 www.themegallery.com 4) 많을 경우 영수증 철을 따로 둠(아래에 오래된 영수증) 5) 구입자 영수증 영수증을 받을 수 없는 경우 (예, 시장에서 찐 고구마를 산 경우) 17 www.themegallery.com 18 19 행정발전위원회 시 행 1 내부결재 허가 내용 실행 외부발송 공문 직인 www.themegallery.com 수신 공문 : 행정실 수신 선람(담임목사) 팩스, 우편, 직접 결재란 고무인 분류 담당자에전달 협조, 보고, 알림 등 실행 문서번호 부여 공문철 20 행정발전위원회 시 행2 예산이 수반된 문서 결재 완료 문서번호 기록 www.themegallery.com 문서를 복사하여 철하고 원본은 행정실에 재정국장은 예산을 확인하고 확인란에 서명 관련국에 자금을 전달, 이체 관련국에서 입금, 구입, 공사 등 시행 행정발전위원회 문서관리 1 문서철 관리 문서번호, 날짜 공문과 색인에 기록 문서철 앞 : 문서철 명, 생산연도, 관리 부서 www.themegallery.com 공문쪽수 : 빠른 페이지, 아래쪽부터 위로 문 서 하단 중앙에 기록 문서철 색인에는 문서번호, 날짜, 쪽수 기록 21 행정발전위원회 문서관리 2 문서의 보관 생산된 문서철은 1년간은 부서에서 관리 www.themegallery.com 문서철은 매해 1월 1일부터 12월 31일까지 1년이 지나면 행정실 이관 22 행정발전위원회 문서 이관 1 문서이관 준비 영구보존, 5년, 3년 보존 문서로 분류 www.themegallery.com 철끈으로 단단히 묶고 봉인 표면에 결재란을 만들어 결재 문서색인 목록은 컴퓨터 파일화 23 행정발전위원회 24 문서 이관 2 문서이관 행정실 주관 2월 중 실시 www.themegallery.com 문서철 명, 문서의 건수, 쪽수, 보존 연한 등 을 기록한 문서 인수 인계서 작성 문서철, 색인목록을 행정실로 보냄 행정실에서는 문서를 받아 전체적인 상황을 결재한 후 문서고에 입고 행정발전위원회 유지 보관 문서고 방습, 방충 시설과 2중 시건 장치 www.themegallery.com 분류 영구보존과 연도와 부별 열람 색인을 연도별 파일로 만들어 열람 25 행정발전위원회 열람과 대출 행정실에서 절차에 따라 허가 열람과 대출 www.themegallery.com 보안 등급에 따라 접근 통제 26 행정발전위원회 27 문서 의 폐기 보관연한이 지난 문서의 폐기 생산부서의 협조 www.themegallery.com 위원회의 결정 담임목사의 결재 경우에 따라 컴퓨터파일, 필름으로 변환 하여 보관 www.themegallery.com 28 www.themegallery.com 행정발전위원회 29 www.themegallery.com 행정발전위원회 30