Transcript Le Records management : historique, finalités, enjeux, normes Stage Théories et pratiques archivistiques

Le Records management :
historique, finalités, enjeux,
normes
Stage Théories et pratiques archivistiques
Archives et nouveaux enjeux de l’information
19 novembre 2009
Claire Sibille - de Grimoüard
Plan de la formation
 Historique et concepts du Records management
 Les normes ISO sur le Records management
 Les textes relatifs au « Records management
électronique »
 Le Records management et les « normes
archivistiques »
 Les normes du Records management en France
 Bibliographie/webographie
Historique et concepts du
Records management
Historique du Records
management
Naissance à la fin des 1940’s aux États-Unis
Théorie de l’archivage au service des
producteurs : Schellenberg aux États-Unis,
Pérotin en France
Milieu des années 1990 : la norme RM
australienne connaît un grand succès et devient
la norme ISO 15489
2002 : l’AFNOR diffuse la norme en France
Document
Tout écrit ou enregistrement considéré
comme une unité (Extrait Norme ISO
15489)
Information portée sur un support quels
que soient sa forme ou ses
caractéristiques. Un document peut
correspondre ou non à la définition de
record (Extrait DoD 5015.2.)
Records et archives
 Records - Documents créés, reçus et préservés à titre de
preuve et d’information par une personne physique ou
morale dans l’exercice de ses obligations légales ou la
conduite de son activité (extrait Norme ISO 15489)
 Archives - Ensemble des documents quels que soient
leur date, leur forme et leur support matériel, produits
ou reçus par toute personne physique ou morale ou par
tout service ou organisme public ou privé, dans
l'exercice de leur activité (loi du 15 juillet 2008 – code
du patrimoine, titre II)
Les records : caractéristiques
Support (tous médias : papier,
électronique, film…)
Contenu
Contexte de création (activité)
Pertinence (valeur informationnelle)
Appartenance à un fonds / relativité
(cf. Marie-Anne Chabin)
Les records : valeur primaire,
valeur secondaire
Un organisme a besoin de prouver ses actions,
ses volontés, ses droits…
Les records peuvent ainsi avoir :
une valeur primaire (administrative, fiscale,
judiciaire)
ou une valeur secondaire (événementielle,
informationnelle, patrimoniale)
Les records peuvent être considérés comme
vitaux, importants, utiles, ou non essentiels
Records management :
définition
Champ de l’organisation et de la gestion en
charge d’un contrôle efficace et
systématique de la création, de la réception,
de la conservation, de l’utilisation et du sort final
des documents, y compris des méthodes de
fixation et de préservation de la preuve et de
l’information liées à la forme des documents.
[Norme ISO 15489-1, 2002]
Du cycle de vie de l’information
au records continuum
Théorie des trois âges (Schellenberg) : archives
courantes, intermédiaires, définitives
Cycle de vie du document : création, diffusion et
usage, gestion et maintenance, tri et
élimination, préservation et conservation
permanente
Records Continuum (Canada, Australie) : vision
du document dans sa continuité
Diagramme du Records
Continuum
Les trois statuts de l’information
de Marie-Anne Chabin
Statut de production
Statut de trace
Statut de source de connaissance
Les normes ISO sur le
Records management
 Récentes (moins de dix ans)
 Issues d’une norme australienne, AS4390
ont entraîné la constitution d’un groupe de normalisation à
l’ISO, le SC11, au sein du TC 46
l’université de Monash a développé au même moment la notion
de continuum
 Traitées par le sous-comité (SC 11) au sein du comité
technique (TC 46) Information et documentation
 Devenues une sorte de « famille » de normes
internationales
ISO 15489-1 et –2:2001 Records management traduite en
français en avril 2002
ISO 23081-1:2004 Métadonnées du RM
ISO/TR 26122 Work Process Analysis for Records
 Proches des normes de la qualité ISO 9000 et 14000
Le contexte normatif : ISO
15489, la norme matricielle
ISO 12033
GUID
X.509, XKMS
ISO 15801, 12654
PDF/A
X.509, XKMS
ISO 18492, OAIS
RFC 2821, 2822,
TIFF, JPEG 2000,
ISO 216
PDF/A
RECORDS
ISO 12037
MoReq2, ISO
15489
ISO 12142
XML
Metadata:
DC, ISAAR, ISO 23081,
639, 2788, 5964, 8601
ISO 15489
La norme de base, très simple, énonce les
grands principes
Éditée en anglais en 2001, en français en 2002
2 parties
Descriptive
Technique, guide de mise en pratique, donnant aussi
des recommandations sur la politique de gestion, les
responsabilités, les besoins de formation
En cours de révision
Une cible très large
Les décideurs
Les professionnels de l’information
Les responsables des systèmes
Toutes les personnes physiques
ayant la responsabilité de produire ou
de conserver des archives
Objectifs
 Organiser la traçabilité des documents produits ou reçus
par tout organisme ou entreprise dans l’exercice de ses
activités
 Encadrer la responsabilité des entreprises ou organismes
vis à vis de la loi, de ses collaborateurs, de ses
partenaires, de la collectivité
 S’assurer que les systèmes d’information produisent des
documents fiables en accord avec les normes Qualité
ISO 9001, ISO 9002 et ISO 14000
 Gérer l’information au meilleur coût
 NB : elle n’inclut pas l’organisation et la gestion des
archives historiques qui se fait au sein des institutions
d’archives
Environnement réglementaire
Le Records management tient compte de
l’environnement réglementaire défini par :
la législation dans les domaines administratif et
judiciaire et la réglementation spécifique du secteur
d’activité concerné, ainsi que les lois et règlements
relatifs aux documents d’archives, à l’accès à
l’information, au respect de la vie privée, à la notion
de preuve, au commerce électronique et à la
protection des données
les normes en vigueur
les procédures internes
Principes généraux de
Records management (1)
Définir quels documents doivent être
créés pour chaque type d’activité et
quelles informations doivent y figurer :
dire sous quelle forme et quelle structure les
documents doivent être produits et archivés, et
quelles technologies doivent être utilisées
définir les métadonnées nécessaires
déterminer les besoins de consultation et les délais
de conservation en se conformant aux exigences
légales et réglementaires
Principes généraux de
Records management (2)
évaluer les risques attachés à la non-disponibilité de
documents probant
rechercher l’amélioration de la rentabilité, l’efficacité
et la qualité des méthodes, des décisions et des
opérations de création, d’organisation ou de gestion
des documents
Les métadonnées décrivent la structure du
document, le contexte de création et
d’exploitation du document ; les liens
organiques des documents avec d’autres
documents
Caractéristiques d’un
document d’archives
Authenticité
Fiabilité
Intégrité
Exploitabilité
Caractéristique du système
d’archivage
“Records management system”
Fiabilité
Intégrité
Conformité
Étendue
Caractère systématique
Mise en œuvre du Records
management en 8 étapes
Enquête préliminaire
Analyse des activités
Identification des exigences archivistiques
Évaluation des systèmes existants
Identification de la stratégie pour la satisfaction
des exigences archivistiques
Conception d’un système d’archivage
Mise en œuvre d’un système d’archivage
Contrôle a posteriori
Procédures d’archivage et
contrôles
 Sélection des documents à archiver
 Définition des durées de conservation
 Intégration des documents
 Classification des activités
 Stockage et conditionnement
 Accès
 Traçabilité
 Mise en œuvre du sort final
 Rédaction d’une charte d’archivage
 Contrôle et audit
 Formation
ISO 23081
Métadonnées pour décrire le contexte
dans lequel les documents sont produits,
leur contenu, leur structure, leur gestion
dans le temps
Identifient également leurs producteurs,
les processus et systèmes qui permettent
la création, la gestion, la maintenance et
l’utilisation des documents et des
procédures
ISO 26122
Rapport technique publié en 2008
Work Process analysis for records, traduit
en « Analyse du processus des records »,
c’est-à-dire les processus métier et
activités qui engendrent les records
Le plan de classement doit normalement
représenter ces processus
Les textes relatifs au « Records
management électronique »
OAIS (Open Archival
Information System)
Modèle conceptuel destiné à la gestion, à
l'archivage et à la préservation à long
terme de documents numériques
Norme ISO (ISO 14721)
Identifie les acteurs, décrit les fonctions et
les flux d’information, et propose un
modèle d’information adapté à la
problématique de l’archivage numérique
OAIS : modèle fonctionnel
Planification de la Préservation
Gestion des Données
Producteur
Versement
Stockage d’Archive
Administration
Management
Accès
Utilisateur
MoReq
 1996 : décision lors du DLM Forum
 2001 : publication de MoReq
Model Requirements for the Management of Electronic Records
Modèle d'exigences pour l'organisation de l'archivage électronique
 2004 : traduction française par Marie-Anne Chabin (10
sponsors)
 2008 : publication de MoReq2
 décembre 2008 : présentation de la traduction française
par la Direction des Archives de France au DLM Forum
de Toulouse
Contexte institutionnel
La Commission européenne
Le DLM-Forum
De MoReq 1 à MoReq 2
But : décliner les exigences de la norme ISO
15489 dans un environnement électronique
MoReq 1 traduit en 11 langues ; utilisé en
dehors de l’Europe (Brésil, Russie)
Valorisation de MoReq dans le monde du
records management : publication du guide
Apprivoiser MoReq (groupe IALTA)
Utilisé majoritairement dans le secteur privé
De MoReq 1 à MoReq 2
Pourquoi une nouvelle version ?
L’évolution des technologies
La diffusion des normes
La législation des États-membres
Les apports de MoReq2
 Un ensemble plus volumineux: 231 pages contre 134
pour la première version, près de 800 exigences-types
 La testabilité des exigences : vers la certification
 La prise en compte du contexte national: le chapitre 0
 Sur le fond
Pas de contradiction avec MoReq, mais :
Quelques possibilités supplémentaires par rapport au plan de
classement
Davantage de types de documents
Une plus grande modularité
Principes éditoriaux
13 chapitres
Texte introductif pour chaque fonctionnalité
Spécifications :
Obligatoires (must) : près des 2/3 des spécifications.
Recommandées (should)
Indication sur la testabilité (Oui, Non,
Partiellement)
Le périmètre couvert par
MoReq 2
Les utilisateurs visés
Un archivage au sens du Records
management
La mise en œuvre d’un processus de
capture et d’archivage répondant aux
exigences de la norme ISO 15489
Les objets traités par MoReq 2
 Un outil logiciel dédié à la fonction d’archivage (plutôt qu’un outil
générique)
 Visant particulièrement les documents non structurés (plutôt que
les données structurées)
 Essentiellement tourné vers l’archivage des documents
électroniques, mais peut aussi gérer les documents physiques
 Tous les records d’une organisation :
Produits en interne ou provenant de sources d’acquisition externes
Quel que soit le format et le codage
- sorties d’applications telles que les suites bureautiques, message électronique,
bases de données, formats PDF, scans, audio et vidéo, pages web…
 Par rapport à MoReq 1 : prise en compte des e-mails (et pièces
jointes), des documents composites
Les concepts-clés : le système
d’archivage électronique (SAE)
 Dans une acception stricte, application pour la gestion des
documents électroniques, mais pouvant être utilisée pour d’autres
besoins, notamment :
 La gestion des archives physiques
 L’interfaçage avec d’autres applications métier, ce qui permet d’en
acquérir les documents :
 La messagerie électronique
 Le fax
 La numérisation
 Un logiciel de CMS…
Récupérer des documents d’application métier
Mais aussi laisser des applications consulter les documents du SAE
Différence entre GED et SAE
d’après MoReq 2
Un système de GED…
UN SAE…
permet la modification des
documents ;
interdit la modification des
documents archivés ;
permet la coexistence de plusieurs
versions d’un même document ;
admet que seule la version finale
d’un document soit archivée ;
peut permettre la destruction des
documents par leur propriétaire ;
interdit la destruction des
documents archives en dehors
de certains cas contrôlés ;
comprend obligatoirement un
contrôle rigoureux des durées de
conservation ;
comprend obligatoirement une
structure rigoureuse de classement
(plan de classement) gérée et
contrôlée par l’administrateur
peut comporter des règles de
conservation ;
peut comprendre une structure
organisée de stockage
Les concepts-clés : le plan de
classement
 Plan de classement des activités (et non selon les
contenus documentaires)
 Hiérarchique, avec les niveaux suivants :
série (elle-même subdivisée au besoin en sous-séries),
dossier,
sous-dossier,
volume,
document,
composant, extrait ;
 Rattachement très souple des documents : possibilité de
lier directement à la série contrairement à MoReq 1
 Codification du plan de classement
Le plan de classement
hiérarchique
plan de classement
série
série
série
série
série
série
dossier
dossier
dossier
série
série
série
dossier
dossier
doc.
doc.
doc.
dossier
dossier
dossier
doc.
doc.
doc.
doc.
doc.
Légende
doc.
documents archivés
série
série
série
série
Les codes de classement
Codes de classement
Plan de classement
001
001
Continuité
d'activité
001
Direction
générale
002
Stratégie
002
Plannification
et reporting
Etc.
001
Politiques et
procédures
Procédures
internes
Etc.
002
Etc.
Gestion de
la qualité
Etc.
002 Plannification
003
Reprise après
sinistre
Légende: Xxxx Titre de série
nnn Code de classement
Les concepts-clés : la capture
et la déclaration
Mettre en sécurité dans un système
informatique
La procédure de capture se décompose selon
MoReq2 en :
Classement
Enregistrement (affectation d’un identifiant unique au
document)
Ajout de métadonnées (et initialisation du cycle de
vie)
La fixation des données du document archivé
Les concepts-clés : les règles
de conservation / destruction
Un contrôle assez fin des règles
Un identifiant unique et un titre unique pour chaque
règle
Une règle consiste en : une durée de conservation ;
un évènement déclencheur ; un sort final ; une
référence réglementaire
Possibilité de gérer plusieurs règles sur une même
entité ; gestion de règles contradictoires
Traçabilité des opérations
Gel de destruction : autre nouveauté de MoReq2
Les concepts-clés : la
sécurité
Profils, droits et restrictions d’accès
Niveaux de sécurité appliqués aux
documents
Sauvegarde et restauration ; documents
vitaux
Traçabilité des accès
Les exigences non
fonctionnelles
Conditions d’une réussite d’un SAE,
notamment :
Convivialité et ergonomie
Réactivité, temps de réponse et disponibilité
Pérennité du système
Normes techniques (format des dates,
codage, choix de solutions ouvertes…)
Les exigences sur les
métadonnées
Un modèle de métadonnées assez complet, 157
métadonnées pour :
le plan de classement
les séries, dossiers, sous-dossiers, volumes et documents
les règles de conservation/destruction
les composants,
les métadonnées témoins (après destruction)
les types de documents archivés
les extraits
les acteurs
Les entités/acteurs
MoReq et l’OAIS
Des terminologies différentes pour des
objets documentés comparables
OAIS : Objet (« données ») + Information de
représentation = Contenu d’information
MoReq : Série/Dossier/Document (document
composite) + métadonnées = Document
archivé
MoReq et l’OAIS
MoReq en amont de l’OAIS
Avant la mise en archives, définition des
exigences fonctionnelles
L’OAIS en relais de MoReq2
L’obsolescence technologique et la
pérennisation sont abordées dans les
exigences non fonctionnelles de MoReq
MoReq à la rencontre de
l’OAIS ?
Objectifs distincts
Public (utilisateurs) différents
Modèles proches
Technologies convergentes
Clients communs
Utilisation de MoReq2
Bâtir un système d’archivage électronique
choix de spécifications pour l’écriture d’un
cahier des charges
permettre à un développeur d’élaborer un
produit conforme
Tester les capacités d’un logiciel déjà
existant
Principes et exigences
fonctionnelles pour l’archivage
électronique
Publiés en juillet 2008 par ICA :
Importance d’un bon logiciel d’archivage (inclut plus
fortement que MoReq l’archivage mixte, papier et
électronique)
Lignes directrices et exigences
fonctionnelles pour les systèmes de
gestion de documents électroniques(275
exigences selon les chapitres : capture,
identification et classement, contrôle,
conservation/destruction, recherche et
restitution, administration)
Autres normes d’archivage
électronique
DoD 5015.2-SDT (Design criteria standard
for electronic records management
software applications) [Etats-Unis]
NOARK 4 (NOrsk ARKivsystem),
[Norvège]
DOMEA (document management and
electronic archives) [Allemagne]
Le Records management et
les « normes archivistiques »
Les normes de l’ICA
 ISAD(G) : Norme générale et internationale de
description archivistique, (1994, 2000)
 ISAAR(CPF) : Norme internationale sur les notices
d’autorité archivistiques relatives aux collectivités, aux
personnes et aux familles (1996, 2004)
 ISDF : Norme internationale pour la description des
fonctions (2008)
 ISDIAH : Norme internationale pour la description des
institutions de conservation des archives (2008)
Les métadonnées
Les normes de l’ICA ont un recouvrement
important avec les métadonnées du RM,
même si celles-ci sont plus larges
14 éléments sur 26 communs d’ISAD(G) avec ISO
15489, 2-3 autres proches
Sur les 6 éléments définis comme essentiels par
ISAD(G), 5 se retrouvent dans l’ISO 15489
Les 4 métadonnées minimales de l ’ISO 15489 ont
leur équivalent dans ISAD(G)
Les entités
records (« documents d’archives » dans
ISAD(G))
acteurs (« entités », collectivités,
personnes ou familles, impliquées dans la
production, la gestion ou la conservation
des archives dans ISAAR(CPF) et ISDIAH),
missions et activités (« fonctions » dans
ISDF)
Les normes du Records
management en France
Une sensibilisation au RM en
progression
Travaux de la CG46/CN11 de l’AFNOR (projet de
révision de la norme 15489 traduction française
de l’ISO 23081, première partie)
Appropriation progressive du concept par les
institutions (DAF) et les associations
professionnelles
AAF - ADBS, Comprendre et pratiquer le records
management- analyse de la norme ISO 15489 au
regard des pratiques archivistiques françaises (2005)
Norme AFNOR NF Z 42-013
2001, révisée en 2009
énonce un ensemble de spécifications de
l'AFNOR concernant les mesures
techniques et organisationnelles à mettre
en œuvre pour l'enregistrement, le
stockage et la restitution de documents
électroniques afin d'en assurer la
conservation et l'intégrité
Le RM et la Direction des
Archives de France
Circulaires, études et notes d’information
de la DAF sur la gestion des archives
courantes et intermédiaires et l’archivage
électronique dans le secteur public
Audit transversal sur l’archivage dans les
ministères, DGME (2007)
L'archivage numérique à long terme - Les
débuts de la maturité ? (2009)
Standard d'échange de données
pour l'archivage (SEDA)
Modélisation des transactions entre acteurs dans
le cadre de l'archivage de données
Précise les types, l'ordre et la forme des
messages échangés
Définit les métadonnées pour la description des
archives
Hors du périmètre : la gestion et le stockage
des objets transférés
Bibliographie / webographie
Normes RM
 ISO 15489-1 Information et documentation « Records
management », Partie 1 : Principes directeurs, 2001.
 ISO/TR 15489-2 Information et documentation
« Records management », Partie 2 : Guide pratique,
2001.
 ISO/TS 23081-1 Information et documentation -Processus de « Records management » -- Métadonnées
pour les documents -- Partie 1: Principes, 2004
 ISO/PDTR 26122 Information and documentation “Work
Process Analysis for Records”, 2007
Circulaires de la DAF sur le
Records management
Note d'information DITN/RES/2007/006 du 23
juillet 2007. Records management et gestion
des archives courantes et intermédiaires dans le
secteur public
Note d’information DITN/RES/2007/005 du 23
juillet 2007. Audit archivage dans les ministères
Circulaires AD/2002/2 et AD/2002/3 du 29 mai
2002 présentant les normes en matière de
traitement d'archives
Bibliographie
 Documentaliste - Sciences de l’information, dossier
« Records management : gérer les documents et
l'information. Pourquoi ? Comment ? », volume 46, N°
2, mai 2009
 CHABIN Marie-Anne, Archiver, et après ?, Paris, Djakarta
Editions, 2007
 CHABIN Marie-Anne, WATEL Françoise. L’approche
française du Records management : concepts, acteurs
et pratiques. Les archives en France, La Gazette des
Archives, revue de l’Association des Archivistes Français,
2007, n°204, pp. 113-130.
 DROUHET Geneviève, KESLASSY Georges, MORINEAU
Elisabeth. Records management : mode d'emploi. Paris,
ADBS, 2000
Sites Internet
 Direction des Archives de France : sections Records
management et Archives électroniques
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/
 Association des Archivistes Français :
http://www.archivistes.org/
 Portail International Archivistique Francophone :
http://www.piaf-archives.org/
 Portail français du Records management :
http://www.records-management.fr/
 Le site de la société Archive17 :
http://www.archive17.fr/content/view/15/33/
 Recordkeeping for good governance Toolkit (la Boîte à
Outils de l’ICA/Parbica)