Transcript 1 TV Ruurlo Jaarverslag 2015 Ruurlo, april 2016

TV Ruurlo
Jaarverslag
2015
Ruurlo, april 2016
1
Voorwoord
Voor u ligt het jaarverslag van TV Ruurlo van het jaar 2015. Het eerste jaar na het
overgangsjaar 2014 dat 14 maanden besloeg. Na de aanpassing van de statuten loopt het
boekjaar van de vereniging vanaf 2015 van januari tot en met december.
2015 was een jaar zonder grote veranderingen, maar meer een jaar waarbinnen komende
projecten zijn voorbereid. Om er een paar te noemen: we verwachten de knltb app (waar de
kantinecommissie wat betreft planning al op heeft geanticipeerd, waarover later meer), er is
nuttig werk verricht door een projectgroep die verschillende mogelijkheden heeft onderzocht
voor het verbeteren van de kantine, er wordt gekeken naar energie besparingen en naar
verschillende competitievormen. Daarnaast waren er ook de jaarlijks terugkerende
evenementen op te tekenen, zoals een wederom succesvolle aardappelactie en de
pompdagen.
Het jaarverslag, en daarmee ook het werk van het dagelijks bestuur van onze vereniging, is
tot stand gekomen dankzij de medewerking van de verschillende commissies. Zoals ook
voorgaande jaren hebben enkele commissieleden afscheid genomen en nieuwe mensen
hebben hun intrede gedaan. Onze dank aan diegenen die zich via de verschillende
commissies of projectmatig voor onze vereniging hebben ingezet. We hopen met behulp van
de nieuwe mensen weer nieuwe ideeën en initiatieven te kunnen ontwikkelen, waar we met
zijn allen ons voordeel mee kunnen doen.
Een doorlopende uitdaging voor ons allen is het behoud en waar mogelijk groei van ons
ledenbestand. Dat is dus niet alleen een doorlopende taak en zorg van het dagelijks
bestuur, maar voor ons allen als leden van de TVR. Niet alleen financiële zaken als
(toekomstige) investeringen zijn afhankelijk van het ledenaantal, maar ook het nodige werk
als park- onderhoud en bardiensten bijvoorbeeld kan beter worden ingevuld met een
voldoende en actief ledenbestand. Daarnaast is de nodige reuring op en om de baan, zoals
tijdens de afgelopen clubkampioenschappen en open dag, met meer mensen een stuk
gezelliger.
We hebben nu een bestand van ongeveer 260 leden. Leuk te vermelden is dat we nu 60
jeugdleden hebben. Onze clubtrainer Stijn heeft hier, samen met de jeugdcommissie
uitstekend werk geleverd. Daarnaast blijven we gelukkig een vereniging met een grote kern
van competitiespelers die zich ook dit jaar weer hebben opgegeven.
Kortom er is genoeg om ons op te verheugen voor het nieuwe seizoen. We danken iedereen
voor hun inzet en bijdrage als lid en in het bijzonder onze sponsoren die onze sportieve
evenementen mogelijk maken.
Namens het dagelijks bestuur van de Tennis Vereniging Ruurlo.
Marc Gudden
2
Inhoud:
blz.:
Voorwoord
Ledenadministratie
Toernooicommissie
Jeugdcommissie
Commissie parkbeheer
Commissie sponsoring en reclame
Communicatie commissie
Kantine commissie
Competitie commissie
2
4
5
6
8
9
10
11
12
3
Jaarverslag ledenadministratie 2015
Het ledental is in 2015 een beetje gestegen. 1 januari hadden we 255 leden, waarvan 51
junioren en 204 senioren. Aan het eind van het jaar hadden we 264 leden, waarvan 58
junioren.
Redenen voor het beëindigen van het lidmaatschap waren meestal blessures, maar ook
werd als reden opgegeven: te weinig tijd, keuze voor een andere sport, lang niet meer
gespeeld, vindt tennis niet meer leuk en verhuizing.
31 Personen hebben zich als lid aangemeld. Naast deze nieuwe leden hebben 4 leden van
andere verenigingen zich ingeschreven als competitie lid.
Van de voorjaarsaanbieding hebben 4 juniorleden en 10 senioren gebruik gemaakt.
4 Juniorleden zijn wegens het bereiken van de 18 jarige leeftijd naar de senioren gegaan.
Als leden hun lidmaatschap per 1 juli beëindigen, worden zij verzocht hun pasje in te
leveren. Dit geldt ook voor de competitieleden die 3 weken voor de competitie hun pasje
ontvangen. Zij worden verzocht de pas onmiddellijk na de competitie in te leveren bij de
ledenadministratie.
4
Toernooicommissie.
Afgelopen jaar had de toernooicommissie drie evenementen.
Clubkampioenschappen:
Dit was het eerste toernooi onder leiding van de nieuwe leden binnen de toernooicommissie. Dit jaar
werden voor de tweede keer de clubkampioenschappen georganiseerd voorafgaande aan de
competitie. De deelname was voldoende, maar het kan altijd meer. Dit was het eerste jaar met de
Naober als hoofdsponsor van het toernooi. De Naober zorgde de gehele week voor een perfect buffet.
Dit heeft zeker bijgedragen aan het succes van dit toernooi. Nogmaals dank hier voor.
Het Ruesink open toernooi:
De deelname aan het toernooi was redelijk. Tijdens het toernooi is iedereen vermaakt met wedstrijden
op hoog niveau. Het toernooi ging gepaard met verschillende weersomstandigheden. Mede dankzij de
samenwerking met de hoofdsponsor Ruesink kunnen we terugkijken op een mooi en sportief toernooi.
Heikamp 35+ toernooi:
Net als voorgaande jaren had het toernooi een goede bezetting. Er werden mooie partijen gespeeld en
de spelers waren net als altijd erg tevreden over het buffet en de decoratie van het park dat verzorgd
werd door de sponsor van het toernooi. Wij willen De Heikamp hier nog een keer voor bedanken. Het
toernooi werd afgesloten met de prijsuitreiking. Ook hier kan de toernooicommissie terugkijken op
een goed toernooi.
Toekomst:
Zoals al bij vele leden bekend is, is er binnen de vereniging veel gewijzigd. Ook
de toernooicommissie is volledig op de schop gegaan. De toernooicommissie
bestaat nu uit een nieuwe en enthousiaste formatie. Als nieuwe commissie
hebben wij ook doelen die wij te allen tijde willen nastreven. Wij als
toernooicommissie zetten natuurlijk het tennis voorop. Wij proberen de
deelnemers zo veel mogelijk te laten tennissen op de tijden die voor de spelers
gewenst zijn. Verder is het een doel van de toernooicommissie om toernooien te
organiseren waarop zowel de spelers, de organisatie, de sponsoren en de
vereniging tevreden kunnen terug kijken. Ons grootste streven is het leiden van
een prestatie toernooi. Dit houdt in dat wij van de toernooicommissie flink gaan
promoten om ook de hogere niveaus (3,4 en 5) bij ons op de baan te krijgen. Dit
om een nog meer gevarieerd aanbod te creëren voor de toeschouwers.
Jeugdcommissie
Activiteiten overzicht
5
De jeugdcommissie van de TVR is een kleine maar actieve groep die zich inzet voor een aantal
evenementen voor de jeugd. We vinden het als jeugdcommissie ontzettend belangrijk dat we
zorgen voor een goede begeleiding van de jeugd van TV Ruurlo waarbij spelplezier en het
technisch goed leren tennissen belangrijke speerpunten zijn. In het volgende overzicht een
weergave van de activiteiten.
Als Jeugdcommissie organiseerden we in 2015 wederom een open toernooi voor de
jeugd. Dit was het Open Rood/Oranje en Hele Baan Debuut toernooi. Het was de
vierde keer dat we dit toernooi organiseerden en ook dit jaar waren er veel
enthousiaste deelnemers. Door de uitbreiding, door de KNLTB, van het aantal
competitie dagen van de ROG competitie is besloten om de editie van 2016 uit de
kalender te schrappen. Tevens hebben we voor de eigen leden in 2015 het Calimero
toernooi georganiseerd. Net als andere jaren een enorm gezellig evenement waarbij
jong en oud met elkaar de strijd aangingen voor de hoofdprijs.
Daarnaast begeleiden we als jeugdcommissie de tennisles voor de jeugdleden, stemmen zaken
af met de trainer en delen, in overleg met de trainer en de jeugdleden zelf,
jeugdcompetitieteams in. In 2015 hebben we samen met onze clubtrainer het schooltennis
doorgezet met als doel om de jeugd die net het zwemdiploma heeft gehaald te laten
kennismaken met de tennissport. Uit deze benadering van de jeugd zijn ook in 2015 een aantal
leden voortgekomen.
Dan zijn we als jeugdcommissie actief geweest tijdens de Sportdag van de Ruurlose
scholen en de Barchschole in Barchem.
Sinds 2012 organiseert de jeugdcommissie de jaarlijkse actie om geld in te zamelen
voor de club. De zo gegenereerde extra inkomsten worden besteed aan een door de
jeugdcommissie gekozen doel. Daarbij staat een besteding die ten goede komt aan de
jeugd voorop. De opbrengst van 2015 is ten dele besteed aan het huren van de
tennishal in Eibergen om zo de jeugd in de winter door te kunnen laten spelen. Een
ander bestedingsdoel is het aanschaffen van meer lesmaterialen voor de clubtrainer
opdat hij de lessen voor de jeugdleden nog aantrekkelijker kan maken.
Ook het jaarlijkse tennis-dagkamp is een activiteit
jeugdcommissie ondersteunen.
waarbij
we
vanuit
de
De Jeugdcommissie bestaat uit een voorzitter en momenteel 4 leden. De voorzitter neemt deel
aan de bestuursvergadering en als commissie vergaderen we 6 a 7 keer per jaar. De huidige
samenstelling is prima voor de evenementen die er zijn. Met de vier leden is de werkdruk goed
te spreiden en heeft ieder een taak, in plaats van altijd aan alles deelnemen. Daarnaast maken
we gebruik van de inzet van ouders van jeugdleden. Daarbij krijgen we hulp van leden die
hebben aangegeven dat ze bereid zijn om zo nu en dan wat voor de club te doen. Deze
systematiek werkt redelijk goed al is een uitbreiding met nog een jeugdcommissielid welkom.
In 2014 heeft de voorzitter van de jeugdcommissie aangegeven te gaan stoppen. Ook Henk
Schouten heeft aangegeven met zijn actieve rol in de jeugdcommissie te gaan stoppen.
Daardoor is de samenstelling van de jeugdcommissie veranderd en zal ook de interactie met het
bestuur worden geëvalueerd. Voor het tennisjaar 2016 zal de jeugdcommissie bestaan uit:
6
Marieke Brands
Esther Vermeulen
Mascha Warnshuis
Trainer Stijn Koolschijn en..
Mr X ( er wordt ten tijde van dit bericht nog gesproken met een kandidaat)
Voor komende activiteiten zullen we uit de vrijwilligers die zich hebben gemeld een
aantal mensen direct benaderen voor hulp tijdens de toernooitjes. Je bent natuurlijk
altijd van harte welkom om te komen kijken!
Jaarverslag Parkbeheer 2015
Baancommissie;
Ook het afgelopen seizoen was het regulier onderhoud voldoende. Begin 2016 zal
Sillicanova. weer groot onderhoud plegen, dan zal ook gekeken worden hoelang we nog
voort kunnen met de banen. Daar de voorste banen ( vooral baan 1 en 3 ) harder aan slijtage
7
onder hevig zijn is er een verzoek uitgegaan om deze banen zo min mogelijk te gebruiken.
Hier is door iedereen goed gehoor aan gegeven. Vooral de groepen overdag houden zich hier
netjes aan. Waarvoor mijn complimenten.
Groencommissie;
Ook dit jaar hebben enkele leden vrijwillig onderhoud gepleegd rondom de banen. Een groep
dames heeft de reclameborden en de banken schoongemaakt. Het onderhoud van het groen
heeft de groundsman voor zijn rekening genomen.
Gebouwencommissie;
Dit jaar hebben we één keer te maken gehad met een inbraak. Helaas kon het dievengilde (
kruimeldieven ) wel erg makkelijk binnen komen, doordat er een deur niet afgesloten was.
Binnen het bestuur is er afgesproken om een camera te plaatsen. Hierin zal begin 2016 actie
ondernomen worden.
Verder heeft een team bestaande uit vijf personen ( de Pimping group ) een plan gemaakt
voor het geheel opknappen van de kantine. De uitvoering hiervan is sterk afhankelijk van de
levensduur van de huidige banen. Als we nog een paar jaar extra kunnen rekken, dan biedt dit
mogelijkheden om een budget te creëren voor het opknappen van de kantine.
Commissie sponsoring en reclame
Jaarverslag 2015
In 2015 startte de commissie met vier leden, te weten Erik van Zijtveld, Marieke Mijnen, Johan
ten Arve en Loes Kappers.
De taken waren verdeeld als volgt:
Erik van Zijtveld : contact bestuur en commissies;
8
Marieke Mijnen, Erik van Zijtveld Johan ten Arve : contacten met sponsoren;
Loes Kappers: administratie c.q. secretariaat;
Johan ten Arve: voorzitter.
In 2015 is vier maal vergaderd.
Inhoud: voortzetting lijn van voorgaande commissies, bespreken van liggende en
nieuwe contacten, verdeling van te bezoeken contacten, werven van nieuwe
contacten.
Doel 2015:
Bezoeken van en contacten onderhouden met bestaande sponsoren;
Afvaardiging in bestuursvergadering
Liggende en lopende contracten verlenging;
Nieuwe sponsoren werven.
Resultaten.
In het tweede gedeelte van 2015, bleek het volgende. Door de gevolgen van de economische
crisis waren niet alle bestaande sponsoren binnen te houden. Enkele bedrijven / ondernemers
hielden op te bestaan of kozen voor andere financiële bestedingen. Tevens gaven twee leden
van de sponsorcommissie te kennen te willen stoppen met hun activiteit. De redenen lagen
zowel in de privé sfeer als in de onduidelijke communicatie met het bestuur waardoor
misverstanden zijn ontstaan.
Naar aanleiding van het laatste punt hebben de resterende leden van de commissie
een brief opgesteld voor bespreking met het bestuur. Duur tijdsdruk en volle agenda's
heeft het gesprek hierover nog niet plaats gevonden. Nieuwe afspraken zijn gemaakt.
Concrete resultaten:
Lopende contracten: 2
Verlengde contracten: 13
Opgezegde / geen verlenging contracten: Focus, Flynt, Avenarius, Wesselink
Nieuwe contracten: Bronkhorst High-Tech BV
Sponsoren toernooien: Naober Clubkampioenschappen, De Heikamp 35+
Inkomsten:
2014 € 1300,00
2015 € 3700,00 6 van de 15 facturen zijn betaald volgens de penningmeester
2016 € 2200,00 (geschatte inkomsten)
2017 € 950,00 ( idem)
Doel 2016:
– gesprek met bestuur over de relatie bestuur -sponsorcommissie;
– bestaande sponsoren proberen binnen te houden;
– nieuwe sponsoren benaderen;
– nieuwe sponsormogelijkheden onderzoeken.
Communicatiecommissie
9
Dit is alweer het zesde jaar, dat het nieuws van de TVR de leden digitaal bereikt. In
2015 zijn er 18 nieuwsbrieven uit gegaan. De nieuwsbrieven worden sinds 2015
verstuurd via LaPosta.
De communicatiecommissie bestaat uit Loek Terwee en Mandy Braakhekke. De website wordt
verzorgd door Joost Walter. De jeugdcommissie houdt de website zelf bij.
Jaarverslag Kantinecommissie 2015
Na de start van het kantinejaar met een matig bezochte, maar wel gezellige
nieuwjaarsbijeenkomst, werd in de loop van het jaar weer bij diverse toernooien
veelvuldig gebruik gemaakt van de kantine.
10
Veel werk werd verzet door de kantinecommissie, daarbij geholpen door veel leden,
die soms tot in de late uurtjes voor hapjes en drankjes zorgden. Dat gebeurde vooral
bij de volgende jaarlijkse evenementen:
Naober clubkampioenschappen
Open dag
Competities
Ruesink open
Heikamp toernooi
Barbecue
Enkele jeugdtoernooien
Het Heikamp toernooi vergde, door een andere opzet, veel inzet van de kacoleden.
Komend jaar zal hiervoor een groter beroep op de leden gedaan worden.
Tijdens de competitie werden, vooral op de vrijdagavonden na 24.00 uur, de
bardiensten door de teamcaptains overgenomen. Dank hiervoor!
Op de zaterdagen was aan het eind steeds keukendienst aanwezig. Hiervan werd
maar beperkt gebruik gemaakt.
De kaco werd dit jaar uitgebreid met Janny Everts en Marloes Mensinck. We hopen
dat ze snel meedraaien in het soms zeer drukke kacogebeuren.
Barth Mostert en Jan Nab hebben een nieuw systeem opgezet voor de
kantinediensten. Vanaf het voorjaar van 2016 zal dat in werking treden. We rekenen
op aller medewerking.
Tenslotte wil de kantinecommissie iedereen, die op welke wijze dan ook, heeft
bijgedragen aan het goed verlopen van het kantinegebeuren, heel hartelijk danken.
Rest nog steeds één hartenkreet, ga niet naar de tennisbaan zonder portemonnee,
liefst met kleingeld, zodat de kas zonder bonnen kan worden doorgegeven.
Jaarverslag Competitiecommissie 2015
In 2015 hebben wij het ‘competitieleidingstokje’ overgenomen van Carla en Marieke
Brands, die die taak sinds 2008 hadden. We hebben de cursus VCL gevolgd bij de
KNLTB en zijn goed ingewerkt door Carla en Marieke.
11
De Technische Commissie (TC) is verantwoordelijk voor de samenstelling van de
competitieteams. Dit jaar hadden zij als doel het realiseren van een betere verdeling
van de teams over de verschillende dagen (vooral naar de zaterdag) en de
doorstroming van de jeugd bevorderen. Voor de coördinatie van de
voorjaarscompetitie hebben wij in die periode samengewerkt met de Technische
Commissie (TC).
Voor het voorjaar van 2015 is het inderdaad gelukt om een goede verdeling te krijgen
en kijken we terug op een gezellige competitie. Op de zaterdag waren er vijf teams.
Op de vrijdagavond waren er acht teams en er was 1 team op de dinsdagochtend.
Aan de woensdagavond in de zomeravondcompetitie deden dit keer drie teams mee in
plaats van de vijf van vorig jaar. Dames 1 is kampioen geworden.
De najaarscompetitie bestond uit elf deelnemende teams. Vier teams speelden op de zaterdag.
En zeven teams op de vrijdag.
Groet,
Diana en Lisette
12