Transcript + ibiScontrino

ibi S contrino
semplifica la gestione del tuo punto vendita
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PC e Tablet + Stampanti fiscali Epson Intelligent
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MANUALE D’UTILIZZO
Versione 1.0
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Cosa è ibiScontrino
ibiScontrino è un sistema completo di vendita per negozi di piccole e medie dimensioni, compatibile con le stampanti fiscali e non fiscali TM-Intelligent di Epson.
Con ibiScontrino hai un numero sempre crescente di funzioni per il tuo
negozio, come ad esempio:
• vendita rapida con scontrino e fatture da PC e tablet connessi in rete
• aggiunta rapida di prodotti al carrello della vendita (anche da scanner
usb di codici a barre)
• stampa scontrini su stampante fiscale Epson connessa in rete
• stampa ordini e buoni regalo su carta termina con stampanti Epson
connesse in rete
• aggiunta di più tipi di pagamenti, anche buoni regalo
• sospensione delle vendite: riprendile quando vuoi per concluderle
• gestione tavoli/postazioni semplificata
• stampa ordini in diverse stampanti termiche (es.in cucina, al banco, in
magazzino) a seconda del prodotto
• gesstione completa dei prodotti, con livelli di riordino
• gestione intelligente dei prezzi
• precisione a 6 decimali nei calcoli dei prezzi
• inventario con storico dei movimenti in entrata ed in uscita
• generazione ad-hoc di codici a barre
• creazione di uno o più pacchetti di prodotti
• gestione dei fornitori
• creazione di ricevute per ordini di merce in entrata
• gestione avanzata dei clienti
• invio di newsletter con un semplice clic
• creazione di account impiegati con permessi specifici
• creazione e gestione dei buoni regalo
• statistiche con export in Excel
• e molto altro ancora...
ibiScontrino richiede una connessione Wi-Fi attiva nel tuo negozio. Attorno ad essa, viene costruito l’intero sistema. Alla tua rete saranno connessi: il PC principale che ospiterà il cuore del sistema, eventuali tablet
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ed altri PC, la stampante fiscale Epson per la stampa degli scontrini e
quelle non fiscali Epson per la stampa degli ordini su carta termica.
Ibimel offre tutto l’hardware necessario, se ne hai bisogno. ma se hai
un PC e dei Tablet da utilizzare, ibiScontrino funzionerà anche con i tuoi
dispositivi.
Trovi tutte le informazioni commerciali e di supporto su
www.ibiscontrino.com
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Vendere con ibiScontrino
Prima di vendere realmente con ibiScontrino, ti invitiamo anche a leggere tutte le sezioni sottostanti, per creare il tuo DB clienti, prodotti, settare
le impostazioni.
Ogni vendita viene iniziata nella sezione “VENDITE”, raggiungibile dal menù in alto (fig.1).
fig.1
- Aggiungere prodotti al carrello
Per aggiungere un prodotto al carrello, puoi utilizzare la barra di ricerca,
posta sotto il menù in alto (fig.2).
fig.2
Ti sarà sufficiente cominciare a scrivere le iniziali o parte del nome del
prodotto il suo codice a barre.
Ovviamente, con il cursore lampeggiante in questo campo di ricerca,
puoi utilizzare lo scanner di codici a barre per individuare il prodotto con
maggiore velocità.
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Un altro metodo di inserimento del prodotto è la pressione
del bottone “Scegli Prodotto” (posto nella parte destra del
schermata).
Si aprirà una serie di bottoni rappresentanti le categorie. Premendoli, potrai scegliere i prodotti della categoria prescelta (fig.3). Il prodotto
sarà quindi inserito nel carrello.
fig.3
Puoi anche creare, proprio in questa schermata, un nuovo
prodotto, premendo il bottone “Nuovo Prodotto”.
- Gestire carrello
A mano mano che vengono aggiunti i prodotti, si creerà una lista di vendita. Per ogni prodotto, potrai cambiare la quantità ed anche il prezzo
non ivato nonchè applicare uno sconto in percentuale (fig.4).
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fig.4
Ad ogni cambiamento, non dimenticare di premere “ENTER”
sulla tastiera o la freccia verde sotto la colonna Modifica.
Per rimuovere il prodotto dal carrello, puoi premere la “X” rossa nella colonna Cancella.
- Vendita rapida
In alcuni casi non vorrai aggiungere nessun altro dettaglio alla vendita,
ma solo emettere uno scontrino presumendo che il cliente abbia pagato
in contanti esattamente l’importo dovuto.
In questo caso, premi il bottone “Vendita rapida”.
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- Aggiungere uno o più pagamenti
In altri casi, vorrai invece indicare esplicitamente il pagamento del cliente. Nella parte destra della schermata, seleziona il tipo di pagamento,
quindi il suo ammontare. Infine, premi il bottone “Aggiungi pagamento”
(fig.5).
fig.5
Se scegli “Buono” come metodo di pagamento dovrai inserire il numero di buono corrispondente. Ogni buono che stamperai (vedi più
avanti come), riporterà un codice CODE39, che potrai leggere con un
comune scanner di codice a barre usb ed inserire nel campo del numero del buono.
Se il pagamento o i pagamenti sono superiori all’ammontare dovuto,
puoi concludere la vendita
Se vuoi cancellare la vendita, premi il bottone
“Cancella vendita”
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- Scontrino e fattura
Se desideri concludere una vendita con uno scontrino fiscale, senza fattura, potrai premere il tasto “Completa Vendita”. Assicurati, comunque
che non sia spuntata la casella accanto a “Crea Fattura” (fig.6).
fig.6
Se invece vuoi emettere fattura, assicurati di aver spuntato la casella
accanto a “Crea fattura” e sopratutto di scegliere un cliente (scrivendo
anche solo le sue iniziali se già presente nel DB Clienti) nel box di ricerca, appena sotto “Seleziona cliente”. Puoi anche aggiungere un nuovo
cliente sul momento, che rimarrà nel tuo DB clienti (fig.7).
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fig.7
Quindi premi “Concludi vendita”. Ti ricordiamo che l’intestazione ed il
piè di pagina della fattura sono settabili nelle impostazioni.
Il numero di fattura proposto è ovviamente progressivo. Può capitare,
però, che due impiegati allo stesso momento, anche su due postazioni diverse, possano impegnare lo stesso numero di fattura. In questo
caso, il sistema ti avvertirà e potrai aumentare di 1 il numero di fattura e
concludere la vendita, emettendo così una fattura con numero univoco.
- Sospendere le vendite
In alcune occasioni, come nel caso di una ordine al ristorante o di un
prodotto da cercare in magazzino o da ordinare, potresti aver bisogno
di sospendere una vendita, per riprenderla in un momento successivo
Per sospendere un ordine, premi in qualsiasi momento
“Sospendi” (fig.8).
Subito dopo ti verrà chiesto se vuoi stampare gli ordini. Riferisciti al capitolo successivo in tale caso.
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Per sospendere semplicemente l’ordine, scegli
“Annulla”
Per riprendere l’ordine in un secondo momento, premi
“Vendite sospese”.
Per individuare la vendita da ripristinare hai a disposizione il nome del
cliente, la postazione, la data e i commenti della vendita sospesa.
- Stampare gli ordini su stampanti diverse
ibiScontrino supporta la presenza di stampanti termiche Wi-Fi a cui inviare gli ordini, nel momento in cui si sospende l’ordine.
Innanzitutto, ogni prodotto può avere una stamante ordini dedicata. Se
ad esempio hai due stampanti termiche per gli ordini, puoi assegnare
al caffè la stampante 1 (che potrai avere al banco bar) e alla pasta la
stampante 2 (che potrai avere in cucina). Questa impostazione si trova
nella gestione dei prodotti (vedi dopo).
Per stampare tutti i prodotti nelle rispettive stampanti termiche, spunta
la casella accanto a “Ordina tutti i prodotti” (fig.8), quindi “Sospendi”
la vendita ed accetta di stampare gli ordini.
fig.8
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- Status di un ordine
Ogni volta che sospenderai un ordine, il suo status cresce di una unità.
Nel carrello, infatti, per ogni prodotto, puoi settare uno status (fig.9).
fig.9
Ad esempio, in una vendita di un tavolo del ristorante, i tuoi clienti possono ordinare antipasti, primi e secondi in un unico momento.
Puoi dunque dividere i vari prodotti per status. Ad esempio gli antipasti
e le bibite possono avere status 1, i primi 2, e così via.
Così, sospendendo la vendita, verranno stampati, nelle rispettive stampanti termiche, gli ordini dei prodotti con status 1. Poi, nel momento in
cui i tuoi clienti saranno pronti per il primo, potrai riprendere la vendita,
quindi sospenderla nuovamente, mandando così in stampa gli ordini dei
prodotti con status 2, e così via.
In ogni momento la vendita ti permette di aggiungere e togliere prodotti.
Nella pagina di gestione di ogni prodotto potrai comunque definire uno
status di default per quel prodotto.
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- La scelta della postazione
In ogni vendita, puoi scegliere una postazione (o tavolo).
Il numero delle postazioni viene settato nelle “Impostazioni”.
Nella schermata delle vendite, premi “Postazione”, quindi
seleziona una postazione di colore verde (fig.10).
fig.10
Le postazioni rosse indicano che in tale postazione è in corso una vendita. Per liberare una postazione va conclusa la vendita abbinata alla
postazione.
La postazione viene riportata nella stampa degli ordini e segnalata come
indicazione nella lista delle vendite sospese.
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Gestire i prodotti
Gestire i prodotti in modo corretto è il punto di partenza per un negozio
di successo. ibiScontrino ti permette di vendere sia i prodotti singoli che
pacchetti di prodotti.
- Aggiungere un prodotto
Per aggiungere un prodotto è sufficiente premere sul bottone
del menù in alto dei “Prodotti”.
Quindi, sulla colonna di destra, puoi premdere sul pusante
“Nuovo prodotto”.
Si aprirà una finestra dove potrai immettere le informazioni in modo immediato (fig.11).
fig.11
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Tutti i campi nella figura 11 sono di facile comprensione. Tuttavia, è utile
sottolineare come:
• il campo UPC/EAN/ISBN è particolarmente importante qualora si utilizzi uno scaner USB che legga i codici a barre, connesso al tuo PC.
ibiScontrino può creare dei codici a barre pronti da stampare (vedi
dopo);
• se hai scelto di avere più stampanti termiche per gli ordini, indica
quale stampante vuoi utilizzare per l’ordine di questo prodotto. Ad
esempio, se stai inserendo un caffè, assicurati che il suo ordine venga stampato dalla stampante termica posta in prossimità del banco.
Se stai inserendo un prodotto che si trova in una particolare zona del
tuo magazzino, inserisci la stampante termica posta più in prossimità
di quell’area;
• ibiScontrino ti lascia gestire uno dei due prezzi (IVA esclusa ed inclusa), per poi calcolare l’altro. Immessa infatti l’IVA, inserire un prezzo
senza IVA nel campo Prezzo IVA escl., porta al calcolo automatico
del prezzo ivato. In ogni caso, consigliamo di inserire il prezzo ivato
per calcolare il prezzo non ivato. Ad esempio, è preferibile settare
il prezzo di un caffè a 0.90€ e l’IVA al 22% per ottenere un prezzo
senza IVA pari a 0.737705€ (ibiScontrino può arrivare a 6 decimali di
precisione nel calcolo, ma arrotonderà sempre a 2 decimali in caso
di presentazione in fatture e scontrino);
• ogni campo relativo alle quantità può essere espresso in decimali o
come numero intero.
- Lista dei prodotti
La lista dei prodotti permette di individuare con grande facilità i singoli
prodotti (fig.12)
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fig.12
Nella testata di ogni colonna, grazie alle due frecce appena sotto i titoli,
i prodotti possono essere ordinati per diversi criteri, ad esempio nome,
quantità, categoria, ecc.
Nella barra di ricerca in alto, puoi cominciare a scrivere le iniziali o parte
del nome o della categoria del prodotto.Nello stesso campo puoi cercare inserendo, ad esempio con uno scanner di codici a barre USB, il
codice a barre al fine di individuare ancora più velocemente il prodotto.
Per selzionare un prodotto, nella sua riga, spunta la casella nella
prima colonna a sinistra.
Per entrare nella scheda di un prodotto ed editarne le informazioni, premi la freccia a sinistra della scritta dettagli.
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- Storico dell’ inventario
Per visualizzare i dettagli dell’inventario rispetto a tale prodotto, fai clic su dettagli.
Sostanzialmente, ciò permette di avere una visione di insieme su quando, per mano di quale impiegato e per quale motivo il prodotto è uscito
o entrato in magazzino, e quale è la ricevuta relativa al movimento.
- Generare uno o più codici a barre
Generare uno o più codici a barre è istantaneo e molto utile.
Dapprima seleziona nella lista dei prodotti il prodotto o i prodotti per cui vuoi generare il tuo codice a barre, quindi premi
“Genera codice a barre” a destra della schermata.
Ciò genera dei codici a barre per i vari prodotti, che possono essere
scansiti dal tuo scanner di codice a barre per una vendita più veloce. A
tuo piacimento puoi stampare tali codici e porli dove lo ritieni più opportuno, ad esempio accanto alla cassa fiscale.
- Cancellare uno o più prodotti
Per cancellare uno o più prodotti, occorre selezionare il prodotto o i prodotti spuntando la casella di selezione relativa.
Quindi si può premere il pulsante “Cancella”, nella parte destra della schermata.
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Creare un pacchetto di prodotti
ibiScontrino ti permette di creare dei prodotti pacchetto, ad esempio un
cesto natalizio o un menù fisso.
Il vantaggio di creare tali prodotti sta in un ovvio risparmio di tempo sia
nella vendita che nella gestione dell’inventario. Infatti, ad ogni vendita di
un pacchetto di prodotti, le singole quantità dei prodotti del pacchetto
vengono scalate automaticamente nel magazzino.
Per creare un pachetto, entra nella sezione premendo il bottone “Pacchetti” nel menù in alto e premi “Nuovo pachetto”.
Nella nuova scheda puoi dare un nome ed una descrizione al pacchetto, ma sopratutto aggiungere più prodotti ad esso (fig.13).
fig.13
Per aggiungere un prodotto, scrivi le sue iniziali o il codice del prodotto.
Quindi, aggiusta la quantità dei prodotti che compongono il pacchetto.
La gestione dei pacchetti è simile a quella dei prodotti. Infatti,
puoi modificare i dettagli premendo la freccia presente a destra
nella riga del pacchetto da gestire.
Puoi ovviamente creare, allo stesso modo dei prodotti, anche un codice
a barre per il pacchetto nonchè cancellarlo.
La lista dei pacchetti può essere ordinata per nome e descrizione, nonchè filtrata per nome e codice a barre (se generato in precedenza).
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Gestione dei fornitori e degli ordini dai fornitori
Tenere traccia dei tuoi fornitori e degli ordini in arrivo da questi ultimi è
un ottimo modo di rendere efficiente il tuo magazzino.
Puoi raggiungere la sezione fornitori dal menu in alto, premendo il bottone relativo.
- Aggiungere, gestire e cercare un fornitore
Per aggiungere un fornitore, premi il bottone “Nuovo fornitore”, nella parte destra dello schermo.
Si aprirà una finestra dove potrai inserire diverse informazioni a riguardo
(fig.14).
fig.14
Una volta salvata la scheda del fornitore, potrai ricercare quest’ultimo
per nome, cognome, azienda, email, telefono e numero di account
semplicemente scrivendo poche lettere nel box di ricerca sovrastante la
lista (fig.15).
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fig.15
Per gestire la scheda di un fornitore, è sufficiente premere la
freccia verde sulla riga del fornitore nella lista.
La lista dei fornitori può essere ordinata utilizzando le piccole
frecce sottostanti le intestazioni delle colonne.
Per eliminare un fornitore, seleziona il fornitore con la casella
relativa alla sua riga e premi il tasto “Cancella” sulla parte
destra della schermata.
- Contattare i fornitori
ibiScontrino ti dà la possibilità di contattare uno o più fornitori in modo
veloce.
Seleziona uno o più fornitori spuntando la casella relativa alle
righe dei fornitori da contattare e premi il bottone “E-mail”
nella parte destra della schermata.
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- Tenere traccia degli ordini ricevuti
Tenere traccia degli ordini è un modo molto accurato per fare ordine
nella propria contabilità e il proprio magazzino.
ibiScontrino ti permette di creare dei documenti interni che attestano il
tuo pagamento al fornitore e, sopratutto, il passaggio di merci in entrata
nel tuo magazzino.
Raggiungi la schermata “Ordini” (premendo il bottone nel
menu in alto) e cerca un prodotto con il suo codice o il suo
nome nella barra di ricerca appena sopra la lista dei prodotti.
Aggiunto il prodotto, puoi aggiustare sia lo sconto che la quantità
(fig.16_1). A questo punto seleziona il fornitore, utilizzando la barra di
ricerca nella parte destra della schermata (fig.16_2). Sarà sufficiente
scrivere le iniziali del fornitore.
fig.16
Nella parte destra della schermata, comunque, puoi
anche creare un nuovo prodotto o un nuovo fornitore.
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Seleziona infine una forma di pagamento. Concludendo, sarai portato alla ricevuta che potrai stampare.
Registrare o stampare una ricevuta di ricezione merce, permette non
solo di emettere un documento che tiene traccia del passaggio, ma fa si
che il magazzino sia aggiornato automaticamente e che, nell’inventario
dei prodotti, risulti l’entrata dei prodotti con data e ora nonchè la ricevuta a cui si riferisce il movimento di magazzino.
- Gestire i clienti
Gestire i clienti in maniera corretta è fondamentale per molti aspetti che
ibiScontrino può curare per te, come la generazione di fatture esatte,
statistiche dettagliate, organizzazione di newsletter, ecc.
Per accedere alla sezione clienti, premi il bottone “Clienti” nel
menu in alto.
Una volta nella sezione, comincia ad aggiungere nuovi clienti
premendo il bottone “Nuovi Cliente” a destra della schermata.
Inserisci tutte le informazioni richieste (fig.17).
fig.17
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Tale inserimento dovrebbe essere particolarmente semplice, tuttavia ti
segnaliamo come:
- ibiScontrino non fa distinzione tra nome, cognome e ragione sociale.
Nel campo, inserisci ciò che ti è più comodo: in questo modo non ci
sarà più il problema di distinguire clienti privati o aziendali con procedimenti complicati;
- ricorda che per emettere fattura devi aver inserito almeno P.IVA o il C.F.
del cliente;
- ibiScontrino ti lascia inserire anche clienti esenti dal pagamento dell’IVA;
- Puoi utilizzare il campo “Commenti” per appuntare qualcosa a proprosito del cliente in questione: ciò sarà visibile solo a te e agli altri impiegati;
Come ogni altra sezione, anche quella dei clienti presenta una lista che
elenca tutti i clienti inseriti. Tale lista è ordinabile secondo le intestazioni
delle varie colonne. Inoltre, grazie alla barra di ricerca, si può cercare un
cliente per il suo nome, email, numero di telefono e numero del proprio
conto.
Per modificare le informazioni relative ad un cliente, premi la freccia nelal riga relativa nella lista dei clienti
- Inviare email ai clienti
Con ibiScontrino puoi inviare email a uno o più clienti:
spunta la casella di selezione del cliente a cui vuoi mandare un
messaggio;
premi il bottone “Invia email” nella parte destra della schermata.
Così facendo si aprirà il tuo client di posta elettronica con impostati i
destinatari scelti. Non ti resterà a questo punto che scrivere il tuo messaggio pubblicitario!
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Gestire gli impiegati e i loro permessi
Uno dei punti di forza di ibiScontrino è quello di poter contare su un
numero praticamente illimitato di device con cui gestire il sistema, tra
PC e tablet, ognuno dei quali dovrà essere connesso alla rete Wi-Fi del
tuo locale.
Ogni device che utilizzi, dovrà avere un suo account impiegato. L’amministratore, per crearne uno, dovrà dapprima raggiungere la sezione “Impiegati”,
quindi premere il bottone “Nuovo impiegato”.
A questo punto, inserisci le informazioni standard riguardo il nuovo impiegato, senza dimenticare la username e la password con cui l’impiegato accederà al sistema. Sopratutto, potrai decidere a quali sezioni del
sistema egli potrà accedere. Nella sezione “Permessi dell’impiegato”
spunta le caselle relative alle sezioni cui vuoi dare accesso all’impiegato
che stai creando (fig.18.1-18.2),
fig.18.1
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fig.18.2
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Se ad esempio vuoi dare all’impiegato un ruolo da venditore, potrai
spuntare la sola casella “Vendite” e “Clienti”.
Come ogni schermata di ibiScontrino, anche quella impiegati presenta
una lista, filtrabile ed ordinabile per criteri grazie alle frecce presenti nella
testata della tabella..
Una volta creato l’account, potrai fornire username e password al tuo
nuovo impiegato, che dopo aver raggiunto l’home page del sistema sul
suo device, potrà effettuare il log-in.
Creare più impiegati è fondamentale nel caso tu abbia necessità di tracciare chi ha concluso, ad esempio, una vendita.
Più in generale, ogni device che il tuo team utilizzerà dovrebbe avere
un account univoco: in altre parole, non effettuare log-in con lo stesso
account contemporeaneamente!
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Gestire i buoni
Una caratteristica avanzata di ibiScontrino è quella di poter emettere
buoni sia per i clienti che sono già registrati che per il cliente generico.
Per emettere un buono, puoi raggiungere la sezioni “Buoni”,
dal menu in alto,
quindi premere il bottone “Nuovo buono”.
Puoi selezionare un cliente esistente, cercandolo con le sue iniziali, sia
cercare il “Cliente Generico” (di default presente in ibiScontrino). Scegli
quindi un valore per il buono e un numero univoco (ti dovrebbe essere proposto dal sistema, in ogni caso). Una volta premuto Invia, puoi
stampare il buono con la stampante fiscale (primaria). Il buono riporterà
l’importo e il codice a barre (fig.19).
fig.19
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Gestire le impostazioni
ibiScontrino è un gestionale a zero configurazione perchè gran parte
dell’installazione è coperta dal nostro team.
Tuttavia, raggiungendo la sezione “Impostazioni” hai la possibilità di inserire delle informazioni assolutamente necessarie se
pensi di emettere fatture.
Il “Nome azienda” e i “Dati di intestazioni fattura”, sono campi, infatti,
che potrai completare per creare l’intestazione della fattura (fig.20).
fig.20
Se nel “Nome azienda” puoi scrivere la tua ragione sociale, nei dati di
intestazione fattura scrivi tutto ciò che è necessario per la tua vendita,
come telefono, email, indirizzo, P.IVA, ecc. Allo stesso modo, puoi settare il numero di postazioni (ad esempio i tavoli del tuo ristorante).
Per quanto riguarda gli IP delle stampanti fiscali EPSON, lascia questa
incombenza all’installatore del sistema!
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Saper leggere le statistiche
ibiScontrino fornisce una miniera di statistiche che possono aiutarti in
modo determinante a capire in che direzione sta andando il tuo negozio
e a prendere decisioni importanti e ponderare sul suo futuro!
Le statistiche si trovano nella sezione “Report” e si dividono in
tre sotto-sezioni:
• Report riassuntivi
• Report dettagliati
• Report di inventario
In genere, i report sono piuttosto semplici da consultare, anche se molto completi.
Quasi tutte le sezioni di report ti lasciano filtrare i dati per intervalli temporali ed esportare i report in file Excel. Inoltre, i report dettagliati ti permettono di filtrare ulteriormente le statistiche riassuntive (ad esempio
selezionando le vendite per un certo cliente in un determinato intervallo
di date) (fig.21).
fig.21
Particolarmente interessanti sono i report di inventario, in quanto danno
la possibilità di conoscere quei prodotti che sono sotto il livello di stock
necessario al riordino.
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