Transcript 0. Toelichting bij de afronding van het project voorbereidingsfase NMS

Klaar voor overdracht: toelichting bij de afronding van het project voorbereidingsfase NMS
Han Arends (projectleider) 21-8-2014
In 2012 is het project voorbereidingsfase Nationaal Meldkamer Systeem (NMS) gestart.
Onder leiding van de stuurgroep NMS is gewerkt aan de voorbereiding van de aanbesteding voor een
nieuw meldkamersysteem en de standaardisatie van de werkprocessen in de meldkamer(s).
De aanleiding voor het project is het besluit van het Veiligheidsberaad van november 2011 om het
huidige Geïntegreerd Meldkamer Systeem (GMS) te vervangen om redenen van techniek, behoefte
aan nieuwe functionaliteiten en onderhoudbaarheid.
Tijdens de looptijd van het project is het transitieakkoord meldkamer van de toekomst tot stand
gekomen. Er komt een landelijke meldkamerorganisatie (LMO) met maximaal tien locaties. Het NMS
wordt gezien als een belangrijke voorwaarde voor het bereiken van haar doelstellingen, inclusief de
financiële taakstelling. De LMO wordt verantwoordelijk voor de aanbesteding. Een goede overdracht is
daarmee van belang, ook al omdat het gehele traject van aanbesteding, implementatie en in beheer
nemen van NMS zo’n vier tot vijf jaar in beslag zal nemen.
Het doel van het voorbereidingsproject was om de aanbesteding volledig voor te bereiden. In dat
kader paste ook een voorstel voor de standaardisatie van de werkprocessen. In september 2013 heeft
een midterm Gatewayreview plaatsgevonden. De aanbevelingen zijn aanleiding geweest tot het
treffen van een aantal maatregelen. De scope van de voorbereidingsfase is beperkt is tot die zaken
die op dit moment vanuit de gebruikerskant overzien kunnen worden. Er zijn zaken die afhankelijk zijn
van nog te maken keuzes door de kwartiermaker Landelijke Meldkamer Organisatie (KLMO). Het
project kan op zijn hoogst daarvoor adviezen geven. In ieder geval is (in het overdrachtsdocument)
per product aangegeven hoe van de huidige halffabricaten tot een volledig eindproduct gekomen kan
worden. De afspraak is gemaakt om af te stemmen met de kwartiermaker over de wijze van
overdracht. De aanpassingen zijn op basis van een positief advies van de BAC-IV op 6 november
2013 door de portefeuillehouder IV van het Veiligheidsberaad geaccordeerd.
Oplevering eindproducten
De stuurgroep NMS heeft op 22 januari en op 27 juni 2014 de eindproducten van de
voorbereidingsfase NMS besproken. De vier opgeleverde eindproducten zijn:
1. Pakket werkprocessen inclusief een advies voor implementatie en beheer
2. Functioneel programma van eisen en Kaders voor niet-functionele eisen
3. Advies aanbestedingsstrategie
4. Adviezen vervolgfases NMS
 Pakket werkprocessen
De stuurgroep heeft in januari ingestemd met het pakket werkprocessen, inclusief een advies voor
implementatie en beheer. Het pakket is voorgelegd aan de disciplines politie, brandweer,
ambulancezorg en KMar, die daarmee hebben ingestemd. Het Veiligheidsberaad heeft op 16 mei
2014 zijn goedkeuring gegeven aan de beschrijving van de werkprocessen en de adviezen. Het
pakket is gestuurd naar de kwartiermaker Landelijke Meldkamer Organisatie voor implementatie
van de multiprocessen en regie op de totale implementatie en het beheer. De disciplines gaan zelf
aan de slag met de verdere implementatie van de monodisciplinaire processen.
 Programma van eisen
Ten aanzien van het functioneel programma van eisen heeft de stuurgroep in januari aangegeven
dat er nog onderscheid gemaakt moet worden in eisen en wensen binnen het kader van de
voorbereidingsfase. Dit is inmiddels afgerond. De stuurgroep NMS heeft op 27 juni het uitgewerkte
functioneel programma van eisen & wensen vastgesteld.
De stuurgroep heeft ingestemd met de ‘Kaders voor niet-functionele eisen’ als advies aan de LMO.
 Advies aanbestedingsstrategie en adviezen vervolgfases NMS
De stuurgroep heeft in januari ingestemd met het advies aanbestedingsstrategie en de adviezen
vervolgfases NMS als advies aan de LMO.
Verder zijn het overdrachtsdocument en het projecteindrapport door de stuurgroep vastgesteld.
Verloop van het project en ‘best practice’ onderzoek
In het projecteindrapport is een beschrijving opgenomen van het verloop van het project, de gemaakte
keuzes en de ‘lessons learned’. Ook is een verslag opgenomen van de marktconsultatie en het ‘best
practice’ onderzoek bij andere OOV-organisaties in Europa en de inzichten die dat heeft opgeleverd.
Kwaliteitszorg
Als vervolg op de Gateway review van september 2013 heeft de BAC IV de wens geuit een
inhoudelijke review uit te voeren aan het eind van het project voorbereidingsfase NMS. De
portefeuillehouder IV heeft aangegeven een Gateway review te willen op de opgeleverde eindproducten. Dit sluit aan bij het oorspronkelijke projectplan waarin halverwege en aan het eind van het
project in een review is voorzien. Na overleg met het ministerie van VenJ is gekozen voor een
gezamenlijke opdracht zodat ook de overdracht deel zou uitmaken van de review.
Door Novius Adviesgroep voor Organisatie en Informatie BV is een review uitgevoerd op de
eindproducten NMS. De review betrof een toets op de onderlinge samenhang en de inhoudelijke
kwaliteit op basis van professionele normen en is uitgevoerd in de vorm van deskresearch.
De conclusie is, dat er veel nuttig werk is verzet om te komen tot een gedegen voorbereiding van de
aanbesteding van het NMS. Novius noemt met name de beschrijving en acceptatie van de gestandaardiseerde werkprocessen. Voor de werkprocessen wordt wel een verdere uitwerking geadviseerd,
onder meer door het opstellen van flowdiagrammen en zogeheten businessrules. De aanbeveling om
het pakket werkprocessen verder uit te werken en te valideren neemt de stuurgroep over en is een
advies aan de LMO voor het vervolg. Dit is reeds opgenomen in het implementatie advies en het
overdrachtsdocument. Ondanks dat innovatie en toekomstvastheid veel aandacht in het project
hebben gekregen is één van de conclusies van Novius dat het programma van eisen gekleurd lijkt te
zijn door de bekende applicatietechnologie. Er zit spanning tussen innovatie enerzijds en proven
technology, stabiliteit en robuustheid anderzijds. De stuurgroep adviseert de KLMO in haar
programma specifiek aandacht aan innovatie te geven.
In mei is een Gateway review type 0 uitgevoerd. Centraal stond de vraag wat ervoor nodig is, zowel
vanuit de KLMO als het voorbereidingsproject NMS, om de resultaten te kunnen overdragen. Hierbij
ging het onder meer om inzicht in nog te nemen vervolgstappen en randvoorwaarden. De resultaten
van de (inhoudelijke) Novius review zijn daarin meegenomen.
Met betrekking tot de afronding van NMS oordeelt het reviewteam dat de projectproducten nagenoeg
gereed zijn om te worden overgedragen. De eindproducten en het overdrachtsdocument kunnen
worden voorgelegd aan het Veiligheidsberaad ter afrondende besluitvorming en dechargeverlening
aan het project NMS, waarop het beraad de projectresultaten formeel kan aanbieden aan V&J /
Regiegroep LMO. Aan de afronding van het project NMS is dan ook de zogeheten Delivery
Confidence Groen gegeven. Met betrekking tot de overdracht concludeert het reviewteam dat de LMO
op stoom komt en dat de resultaten van de diverse werkzaamheden van het project NMS daar een
plaats in kunnen krijgen. Een aantal randvoorwaarden moet nog worden ingevuld en ook over de
financiering moet nog een besluit worden genomen. Voor de aanloop van het programma LMO naar
een stabiele uitvoering ervan is dan ook de Delivery Confidence Oranje gegeven. Dit oordeel is
dominant in het gezamenlijk beeld van de afronding van het project NMS en de aanloop van het
programma LMO, en bepaalt daardoor de totale Delivery Confidence uitspraak op Oranje.
Het Gateway rapport is op 9 juli jl. in de bestuurlijke regiegroep LMO besproken. Besloten is, dat na
dechargeverlening door het Veiligheidsberaad de resultaten van het project voorbereidingsfase NMS
worden overgedragen aan de landelijk kwartiermaker LMO. Tevens is besloten dat de kwartiermaker
LMO wordt opgedragen in 2015, gebruik makend van het overdrachtsdocument van het project, de
benodigde vervolgstappen te zetten om te komen tot een voorstel tot aanbesteding, waarbij in dit
voorstel met name aandacht besteed wordt aan de kosten en de financiering en de aanbesteding te
starten nadat er sluitende afspraken zijn gemaakt over de financiering.
Afronding en overdracht
De voorzitter van de stuurgroep heeft namens de stuurgroep de producten opgeleverd aan de
portefeuillehouder Informatievoorziening. In het overdrachtsdocument is (op basis van de projectopdracht) aangegeven wat het voorbereidingsproject heeft opgeleverd en wat er nog gedaan moet
worden. Het projecteindrapport bevat onder meer een verantwoording van de resultaten van het
project en de projectbesturing (in tijd, geld, kwaliteit en organisatie).