Transcript Lønn 5.0

Lønn 5.0
Nyheter og endringer fra System 4
Innholdsfortegnelse
Innhold
Huldt & Lillevik Lønn – endringer fra System 4 ......................................................... 2
Arbeidsområdet ............................................................................................... 2
Endre størrelse på arbeidsområdet.................................................................. 3
Finn oppgave ................................................................................................... 3
Verktøylinjen ................................................................................................... 3
Bruke søkebilder .............................................................................................. 4
Endring i skjermbilder ....................................................................................... 6
Navigering i skjermbilder................................................................................... 7
Lønnskjøringen ................................................................................................ 8
Utvalg på rapporter .......................................................................................... 9
Kort oversikt over bruken av systemet ................................................................ 9
Ny og forbedret logg ....................................................................................... 11
Huldt & Lillevik Lønn – ny funksjonalitet ................................................................ 11
Fast lønn/trekk på ansattgrupper...................................................................... 11
Variabel konto ............................................................................................... 13
Variable avsetningskonti.................................................................................. 14
Fordele fast lønn på kostnadsbærer .................................................................. 16
Rutine for kontroll og registrering av skattekort levert ......................................... 18
Remittere til utenlandsk bank........................................................................... 19
Lønnsslipp med engelsk tekst ....................................................................... 20
Altinn innsending............................................................................................ 20
Sende oppgaver via Altinn ........................................................................... 21
Fri rapportering.............................................................................................. 23
Saldohåndtering ............................................................................................. 24
Lønn på to år ................................................................................................. 25
Kjøre lønn på nytt år før årsavslutning........................................................... 26
Registrere kompetanseinformasjon ................................................................... 26
Dokumentarkiv på ansatte............................................................................... 28
Fraværsregistrering ........................................................................................ 30
02.09.2010
Copyright © Aditro
Side 1 av 30
Huldt & Lillevik Lønn – endringer fra System 4
Dette kapitlet beskriver de viktigste endringene fra Huldt & Lillevik System
4 til Huldt & Lillevik Lønn.
Arbeidsområdet
Tittellinjen vises øverst i skjermbildet med informasjon om
versjonsnummer, Kunde-ID, firmanavn og lønnsår.
Menylinjen finner du under tittellinjen.
Oppgaveliste finner du på venstre side. Du velger en oppgave i
oppgavelisten ved å klikke aktuell mappe og deretter aktuell oppgave. Når
du velger en oppgave vises denne til høyre i skjermbildet.
Under Mine favoritter kan du bygge opp din egen meny ved å legge til
oppgaver fra oppgavelisten. Høyreklikk på en oppgave under
Oppgaveliste og velg Legg til mine favoritter. Hvis du vil fjerne en
oppgave under Mine Favoritter høyreklikker du på oppgaven og velger
Slett.
Hvis du har en lisens med tilgang for å kjøre lønn på flere klienter kan du
bytte mellom klienter under Velg klient. Kun klienter du har tilgang til
vises i listen.
02.09.2010
Copyright © Aditro
Side 2 av 30
Endre størrelse på arbeidsområdet
Du kan justere størrelsen på arbeidsområdet ved å angi om oppgavelisten
skal være fast, flytende eller skjult. Når oppgavelisten er fast ligger den
alltid til venstre i skjermbildet.
Ved å klikk
endrer du fra fast til flytende oppgaveliste. Oppgavelisten vil
da ligge skjult helt til venstre, og teksten Oppgaveliste vises vertikalt i
skjermbildet. Når du beveger musepeker over teksten vil systemet vise
oppgavelisten, og skjule den igjen når du går ut av listen.
Ved å klikke
kan du endre fra flytende til fast oppgaveliste.
Hvis du ønsker å skjule oppgavelisten helt klikker du . For å vise
oppgavelisten velger du menyen Vindu | Oppgaveliste.
Finn oppgave
For enklere å finne frem til en oppgave i oppgavelisten kan du søke på alle
oppgaver i systemet. Høyreklikk i menyen og velg Finn oppgave.
Skriv inn oppgaven du søker etter. Når du har funnet frem til oppgaven du
søkte etter trykker du [Enter]. Systemet går til oppgaven og åpner
skjermbildet for denne i et nytt vindu.
Verktøylinjen
De fleste skjermbildene i systemet har en verktøylinje. Her ser du
verktøylinjen under Kartotek | Personer.
Valgene i verktøylinjen kan variere da tilgjengelig funksjoner er forskjellig i
ulike skjermbilder.
02.09.2010
Copyright © Aditro
Side 3 av 30
Beskrivelse av valg i verktøylinjer
Verktøy
Valg
Verktøy
Valg
Gå til første
Angre
Gå til forrige
Skriv ut
Gå til neste
Hent dokumentmal
Brev/avtale
Gå til siste
Åpner hjelp om
skjermbildet
Ny
Eksporter fra
kartotek
Lagre
Importere til
kartotek
Slette
Gå til Juridisk Atlas
(WEB)
Skru på/av
beregning
Utfør
Eksportere rapport
til Excel
Eksportere rapport
til PDF
Sende rapport på
e-post
Bruke søkebilder
I alle kartotek, samt enkelte skjermbilder under periodens lønn, finner du
mappen Søk. Du bruker denne når du skal søke opp registreringer i
kartotek, eller ønsker å eksportere opplysninger fra kartotek. Som standard
vil søkebilder vise Nr og Navn. Du kan legge til flere felt i listen ved å
høyreklikke i tabellen og velge Flere felt.
02.09.2010
Copyright © Aditro
Side 4 av 30
Velg aktuelle felt ved å merke feltet og klikk Bruk. Høyreklikke i tabellen
og velge Skjul flere felt når du har lagt til ønskede felt.
Klikk på kolonneoverskriften for å velge hvordan du skal sortere listen og
hvilket felt du vil søke på.
Skriv inn verdien du vil søke på i feltet og trykk [Enter]. For å søke på en
tekst hvor som helt i feltet starter du søket med %.
For å endre rekkefølgen på kolonner, klikker du aktuell kolonne, drar og
slipper på stedet du ønsker kolonnen skal flyttes til.
Du kan definere utvalg slik at listen kun viser utvalgte registreringer.
Plasser musepekeren i kolonnen du skal gjøre utvalg på. Høyreklikke og
velge Sett filter.
Du velger hvilke registreringer som skal vises ved å angi fra- og tilverdier
eller enkeltverdier som skal med. Du angir bindestrek mellom fra- og
tilverdiene og blank mellom forskjellige angivelser. For å kun ta med
verdier som innholder en tekst hvor som helt i feltet starter du søket med
%.
02.09.2010
Eksempel på utvalg
Betydning
10
Ta med registreringer med verdien 10 i feltet.
Copyright © Aditro
Side 5 av 30
10 20
Ta med registreringer med verdien 10 eller 20 i
feltet.
10-20
Ta med registreringer som har verdi fra og
med 10 og til og med 20 i feltet.
%lønn
Ta med registrering som innholder verdien lønn
i feltet.
Angi registreringer som skal være med i utvalget og klikk OK.
For å fjerne utvalget plasserer du musepekeren i kolonnen du har definert
utvalg på. Høyreklikke deretter i kolonnen og velge Fjern filter.
Endring i skjermbilder
Flere av skjermbildene i systemet er endret for å gjøre registreringen
enklere og mer effektiv. Dette gjelder blant annet skjermbildene under
person- og personalopplysninger, firmaoppsett og lønnsarter.
Under Kartotek | Personer og mappen Telefon/E-post er alle
opplysninger om ansattes telefonnummer og e-post adresser samlet. Når
du definerer at en ansatt skal ha lønnslipp på e-post velger du hvilken epost adresse du skal benytte ved distribusjon av lønnsslippen.
Under Kartotek | Personalopplysninger og mappen Familie kan du nå
definere flere pårørende pr ansatt. I feltet Relasjon definerer du hvilken
relasjon personen har til den ansatte.
02.09.2010
Copyright © Aditro
Side 6 av 30
For å legg til flere ansatte trykker du [PIL NED] når du står på en linje i
tabellen nederst.
Navigering i skjermbilder
I Huldt & Lillevik Lønn kan du ha flere skjermbilder oppe samtidig. Når du
åpner et nytt skjermbilde legger dette seg øverst. På toppen av hvert
skjermbilde vises en tab med navn på skjermbildet.
Du bytter mellom skjermbilder ved å klikke på aktuell tab. Du lukker et
skjermbildet ved å klikke
eller trykke [Esc]. Når du lukker et
skjermbilde går du tilbake til forrige aktive skjermbilde. Hvis du ønsker å
lukke alle åpne skjermbilder velger du menyen Vindu | Lukk Alle.
Når du står i et felt (ikke i tabeller) som har et underliggende register kan
du opprette nye poster i registeret direkte. Dette gjelder for eksempel hvis
du ønsker å opprette en ny avdeling når du registrerer på en person i
oppgaven Kartotek | Personer. Ved å klikke
til høyre for feltet vises
avdelinger i registeret. Ved å klikke Opprette ny åpner systemet
avdelingsregisteret, og du kan opprette en ny avdeling. Når du lagrer går
systemet tilbake til personbildet og setter inn avdelingen du har opprettet
på personen.
02.09.2010
Copyright © Aditro
Side 7 av 30
Lønnskjøringen
Rutiner for lønnskjøring er endret for å gjøre registreringen enklere og mer
effektiv. I oppgaven Periodens lønn | Registrere pr. person kan du
velge å skru av beregningen ved å klikke
. Dette gjør registreringen
enklere hvis du har mange påslagsarter. Klikk
beregningen igjen.
på nytt for å skru på
Hvis du ønsker at systemet skal foreslå forrige kostnadsbærer når du
registrerer transaksjoner, høyreklikker du i aktuelt kolonne og velger
Kopier kostnadsbærer fra forrige linje.
Mellom tabellen for registrering og summering på personen finnes en
skillelinje, eller enn såkalt splitter. Når du beveger musen over linjen
endres musepeker til en opp/ned pil. Du kan da endre størrelsen på
tabellen du registrerer i. Dette er nyttig når du har mye data på en person.
I oppgaven Periodens lønn | Lønnsrapporter kan du bestille alle
lønnsrapporter for en lønnskjøring samlet.
Ved å klikke
bak aktuell rapport kan du definere parameter for den
enkelte lønnsrapporten. Systemet vil huske disse parametrene inntil du
eventuelt endrer de igjen.
02.09.2010
Copyright © Aditro
Side 8 av 30
Hvis du ønsker å skrive ut kun en rapport klikker du i mappen
Enkeltrapporter og bestiller rapporten derfra.
Utvalg på rapporter
Ved utskrift av rapporter kan du gjøre oppslag på felter du skal ha utvalg
på. Klikk
bak aktuelt felt.
Systemet velger at alle registreringer skal skrives ut. Hvis du ønsker å
skrive ut kun enkelte registreringer klikker du Merk Ingen, og merker
deretter registreringen du vil skrive ut.
Kort oversikt over bruken av systemet
Hvis du vil
Klikker du
... eller trykker
Velge en oppgave i
oppgavelisten
aktuell mappe, og
[Alt]-tasten,
dobbeltklikker aktuell
oppgave
samtidig som
mappens
understrekede
bokstav, går til
aktuell oppgave med
piltastene, trykker
[Enter]
Velge et menyvalg i
menylinjen
menylinjen og klikker
menyvalget
[Alt]-tasten samtidig
som menyens
understrekede
bokstav, trykker
understreket bokstav
i menyvalget
[Alt + M] eller
[Ctrl+F4]
Lukke vinduet og gå til
oppgavelisten
Se emnene i hjelp på
skjermen
02.09.2010
eller Hjelp i
[Alt, J, I]
menylinjen og klikker
Innhold og
stikkordregister
Copyright © Aditro
Side 9 av 30
Hvis du vil
Klikker du
Se hjelp om vinduet du
står i
... eller trykker
[F1]
Velge kommandoer
(knapper) i et vindu
knappen
[Alt] samtidig som
understreket bokstav
Finne en registrering
klikker i mappen
Søk.
[Ctrl+F] når du står
i feltet du skal søke
på
Bla til neste/forrige
registrering
og
Bla til første/siste
registrering
og
[PIL OPP] og [PIL
NED] når du står i
søkefeltet
[Ctrl + Home] og
[Ctrl + End] når du
står i søkefeltet
Opprette en ny
registrering
[Ctrl+N]
Lagre endringer
[Ctrl+S]
Slette en linje i et
lønnsregistrerings-vindu
høyreklikk og velg
Slett linje.
[Ctrl+Delete]
Angre endringer
[Esc]
Utføre en oppgave
[Ctrl + U]
Skrive ut opplysninger
(når du står i et
vedlikeholdsvindu)
[Ctrl+P]
Åpne en dokumentmal
(brev/avtale) i Word
[Ctrl + W]
Eksportere en rapport til
Excel
Eksportere en rapport til
PDF
Sende en rapport på Epost
[Ctrl+Delete]
Slette registreringer
Gå til neste felt
feltet
[Enter] eller [Tab]
Gå til forrige felt
feltet
[Shift+Tab]
Gå til et bestemt felt
feltet
*
02.09.2010
Når du peker på en knapp i verktøylinjen, ser du en beskrivelse
av hva knappen utfører.
Copyright © Aditro
Side 10 av 30
Ny og forbedret logg
Huldt & Lillevik Lønn har ny og forbedret rutine for logging av endringer
som gjøres i systemet. Alle hendelser som blir utført i oppgaver, samt innog utlogging i systemet blir logget.
Ved utskrift av loggen i oppgaven Rapporter | Systemrapporter | Logg
kan du velge å gjøre utvalg på loggtype og oppgave. Dette gjør det enklere
å søke seg frem en spesifikk hendelse.
Du har følgende valg:
Loggtype
Beskrivelse
Alle
Skriver ut alle hendelser fra
loggen.
Logget inn/Logget ut/Forsøk på
innlogging
Skriver ut navn og tidspunkt for
innlogging/utlogging, inkludert
mislykkede påloggingsforsøk.
Beregninger
(Lønnsberegning/Godkjenning)
Skriver ut alle, eller velg kun
Utfør (Beregning og utskrift)
Skriver ut alle, eller velg aktuelle
beregning/ godkjenning under
Oppgave.
utførte oppgaver ( ) og
rapporter under Oppgave.
Endringer/Opprettet/Slettet
register/import
Skriver ut alle, eller angi
oppgavevalg du ønsker å
rapportere fra under Oppgave.
Endringer/Opprettet/Slettet
transaksjon
Skriver ut alle, eller angi
oppgavevalg du ønsker å
rapportere fra under Oppgave.
Huldt & Lillevik Lønn – ny funksjonalitet
Dette kapitlet beskriver ny funksjonalitet som tidligere ikke har vært
tilgjengelig i Huldt & Lillevik.
Fast lønn/trekk på ansattgrupper
For å forenkle registrering og vedlikehold av fast lønn/trekk kan du
registrere faste transaksjoner på ansattgruppe. Når du tar i bruk denne
funksjonen oppnår du følgende fordeler:
02.09.2010
•
Systemet registrerer automatisk lønnsarter på ansatte under Kartotek
| Fast lønn/trekk.
•
Når du registrerer en nyansatt som tilhører ansattgruppen vil systemet
automatisk registrere lønnsarter fra ansattgruppen på den ansatte.
Copyright © Aditro
Side 11 av 30
•
Når du legger til, endrer eller sletter lønnsarter fra ansattgruppen, blir
endringene automatisk oppdatert på alle personer i ansattgruppen
(med mindre de er utelukket fra en lønnsart).
Fremgangsmåte
1. Velg oppgaven Kartotek | Firmaoppsett og klikk mappen
Parametre.
2. Merk feltet Fast lønn/trekk på ansattgrupper under
Systemoppsett.
3. Klikk
.
4. Velg oppgaven Kartotek | Ansattgrupper og klikk i mappen Fast
lønn/trekk. Hent opp ansattgruppen du skal registre på.
5. Registrer lønnsarter som systemet skal aktivere på personer i denne
ansattgruppen.
6. Hvis du ønsker å utelukke en lønnsart på enkelte personer i gruppen
gjør du følgende:
a) Klikk feltet Alle på aktuell lønnsartlinjen.
b) Du får opp en dialogboks med alle personer som tilhører denne
ansattgruppen.
02.09.2010
Copyright © Aditro
Side 12 av 30
c)
Merk personer som ikke skal ha denne lønnsarten under Valgte
personer og klikk
.
d) Klikk OK.
7. Klikk
når du er ferdig.
Variabel konto
Du kan sette opp lønnsystemet slik at du kan registrere faste og periodiske
transaksjoner til variabel konto.
Fremgangsmåte
1. Velg oppgaven Kartotek | Firmaoppsett og klikk mappen
Parametre.
2. Merk feltet Variabel konto under Systemoppsett.
3. Klikk
.
4. Velg oppgaven Kartotek | Firmaoppsett og klikk mappen Oppsett
kostnadsfordeling.
Velg Variabel i feltet Type til høyre for konto.
6. Klikk
.
7. Velg oppgaven Kartotek | Lønnsart. På lønnsarter hvor skrivemerket
skal stoppe i felt konto ved registrering, gjør du følgende:
a) Merk feltet Konto under gruppen Registrere.
02.09.2010
Copyright © Aditro
Side 13 av 30
b) Klikk
.
I oppgavene Periodens lønn | Registrere pr. person vil skrivemerke
stoppe i feltet Konto når du benytter en lønnsart som er definert for
registrering av variabel konto.
Det samme gjelder i følgende oppgaver:
Periodens lønn | Registrere pr. lønnsart
Kartotek | Fast lønn/trekk
Kartotek | Fast lønn/trekk på ansattgruppe
Kartotek | Oppstartsverdier
Variable avsetningskonti
Du kan sette opp systemet slik at avsetningskonti for feriepenger og
arbeidsgiveravgift kan være forskjellige pr avdeling eller prosjekt. Systemet
fordeler da avsetninger i henhold til det kontosettet som er valgt på
transaksjonens avdeling eller prosjekt.
Fremgangsmåte
1. Velg oppgaven Kartotek | Firmaoppsett og klikk mappen
Parametre.
2. Merk feltet Variabel konto under Systemoppsett.
3. Klikk
.
4. Velg oppgaven Kartotek | Firmaoppsett og klikk mappen Oppsett
kostnadsfordeling.
02.09.2010
Copyright © Aditro
Side 14 av 30
5. Velg hvilken dimensjon du skal fordele avsetninger på ved å merke
feltet Avdeling eller Prosjekt under gruppen Avsetninger
spesifisert pr. I dette eksemplet har vi valgt variabelt kontosett pr
avdeling.
6. Klikk
.
7. Velg oppgaven Kartotek | Kostnadsbærere | Konti. Gjør følgende
for å opprette konto du skal benytte i kontosett(ene).
a) Klikk
.
b) Skriv inn kontonummer og navn.
c)
Velg hvordan kontoen skal spesifiseres.
d) Klikk
.
8. Velg oppgaven Kartotek | Kostnadsbærere | Kontosett. Opprett
kontosett som følger:
a) Klikk
og skriv inn nr og navn på kontosettet.
b) Registrerer inn kontonummer for alle avsetninger.
Klikk
eller trykk [Ctrl + F] for oppslag.
c)
02.09.2010
Klikk
.
Copyright © Aditro
Side 15 av 30
9. Velg oppgaven Kartotek | Kostnadsbærer | Avdeling og hent opp
aktuell avdeling.
10. Velg hvilket kontosett du skal benytte for denne avdelingen i feltet
Kontosett avsetninger.
11. Gjenta punkt 10 for alle avdelinger.
Fordele fast lønn på kostnadsbærer
Hvis du har ansatte som skal fordele sin lønn på ulike kostnadsbærere, kan
du kan sette opp systemet slik at lønnen blir automatisk fordelt. Dette kan
for eksempel være aktuelt hvis en ansatt deler sin stilling mellom flere
avdelinger.
Fremgangsmåte
1. Velg oppgaven Kartotek | Firmaoppsett og klikk mappen
Parametre.
2. Merk feltet Fast lønn fordelt på kostnadsbærere under
Systemoppsett.
3. Klikk
.
4. Velg oppgaven Kartotek | Firmaoppsett og klikk mappen Oppsett
kostnadsfordeling.
02.09.2010
Copyright © Aditro
Side 16 av 30
5. Kontroller at kostnadsbæreren du skal fordele fast lønn på har
Variabel i feltet Type. I dette eksemplet har vi valgt å fordele på
avdeling.
6. Klikk
.
7. Velg oppgaven Kartotek| Fast lønn/trekk. Merk linjen du skal
fordele. Angi kostnadsbærer (i dette eksemplet avdeling) og andel av
fastlønn for hver kostnadsbærer. Summen av andeler må være 100 %.
8. Gjenta punkt 7 for alle linjer som skal fordeles.
9. Klikk
.
I oppgaven Periodens lønn | Registrere pr. person viser systemet
grunnlaget og fordeling på hver sin linje. Fordelte lønnsarter er låst for
redigering. Hvis du endrer beløpet på en linje hvor grunnlaget ligger (i
dette eksemplet lønnsart 1 Fast lønn) blir den prosentvise fordelingen
endret i henhold til dette.
02.09.2010
Copyright © Aditro
Side 17 av 30
Rutine for kontroll og registrering av skattekort levert
Du kan sette opp systemet for enklere å ivareta kontrollen med at de
ansatte leverer skattekort.
Fremgangsmåte
1. Velg oppgaven Kartotek | Firmaoppsett og klikk mappen
Parametre.
2. Merk feltet Skattekort levert og klikk
.
3. Når en person lever skattekort har du 2 muligheter:
a) Velg oppgaven Kartotek | Personer. Hent opp aktuell person,
kontroller og registrere eventuelle nye skattekortopplysninger. Merk
deretter feltet Skattekort levert.
b) Velg oppgaven Kartotek | Skattekortopplysninger. Rediger
innholdet i alle felter fra skattekortet direkte i tabellen og merk
feltet Skattekort levert.
Hvis du merker feltet Vis kun skattekort ikke levert får du raskt
en oversikt over hvilke personer som ikke har levert sitt skattekort.
*
02.09.2010
Systemet nullstiller feltet Skattekort levert (merke
fjernes) når du overfører til nytt år. Dermed starter du
med blanke ark og har kontroll på at alle ansatte leverer
nytt skattekort i forbindelse med hvert årsskifte.
Copyright © Aditro
Side 18 av 30
Remittere til utenlandsk bank
Hvis du har ansatte som skal ha utbetalt sin lønn til en utenlandsk
bankkonto må du sette opp systemet for dette. Det er kun formatet
Telepay 2.01 som er støttet. Personer med utenlandsk bannkonto må ha
gyldig BIC (SWIFT) og IBAN nummer.
Fremgangsmåte:
1. Velg oppgaven Kartotek | Firmaoppsett og klikk i mappen
Parametre.
2. Merk feltet Remittering utland.
3. Velg oppgaven Kartotek | Personer. Gjør følgende på alle personer
med utenlandsk bankkonto:
a) Påse at nøyaktig adresse er angitt. Adressen er med i
remitteringsfilen og der viktig at denne er komplett.
b) Velg Utenlandsk bankkonto i gruppen Bankkonti og oppgi BIC
og IBAN.
Lage remitteringsfil – fremgangsmåte:
Når du overfører betaling til utenlandsk bankkonto må du benytte formatet
Nettbedrift Telepay.
1. Kjør lønnsberegning på vanlig måte.
2. Skriv ut banklisten i oppgaven Periodens Lønn | Lønnsrapporter.
Velg Nettbedrift Telepay i feltet Remittering til.
3. Registrer opplysningene til betalingsformidleren. Husk å oppgi hvem
som skal dekke omkostninger for betalinger i Norge/utlandet.
02.09.2010
Copyright © Aditro
Side 19 av 30
4. Skriv ut banklisten. Utbetalinger til utenlandske bankkonti blir
spesifisert på egen liste.
5. Lag remitteringsfil og overfør til bank på vanlig måte.
Lønnsslipp med engelsk tekst
I oppgaven Rapporter | Lønnsrapporter og Lønnsslipp kan du velge
lønnsslipp med engelske ledetekster. Dette gjelder for formularene Blankt
papir laser og Blankt papir laser, uten raster.
Disse formularene er tilgjengelig uavhengig av om funksjonen for
remittering utland er skrudd på.
Altinn innsending
I Huldt & Lillevik lønn sendes oppgaver via Altinn direkte fra lønnssystemet.
Du må sette opp lønnssystemet og registrerer datasystem ID og passord på
brukerne før du kan sende oppgaver via Altinn.
Fremgangsmåte:
1. Velg oppgaven Kartotek | Firmaoppsett og klikk i mappen Oppsett
integrasjon.
2. Når du genererer oppgaver til Altinn kan du velge å sende disse direkte
eller via skjermbildet Altinn innsending i lønnssystemet. Dette velger du
under rammen Sende skjema automatisk ved generering. Vi
anbefaler at du velger Nei i dette feltet.
3. Velg menyen Fil | Bruker.
4. Gjør følgende for hver bruker av lønnssystemet som skal kunne levere
lønns- og trekkoppgaver via Altinn:
a) Merk feltet Tilgang Altinn portal.
b) Under Påloggingsinformasjon for bruker i Altinn portal oppgir
du fødselsnummer og passordet denne brukeren benytter ved
pålogging til Altinn portalen. Denne informasjonen MÅ registreres
når brukeren skal levere lønns- og trekkoppgaver via Altinn ferdig
signert.
c)
Under Påloggingsinformasjon for klient i Altinn portal oppgir
du datasystem ID og passord som systemet skal benytte ved
innsendelse for denne klienten.
5. Hvis du har flere klienter og skal benytte samme datasystem ID og
passord på alle klientene, registrerer du datasystem ID og passord, og
klikker Oppdater alle klienter.
6. Hvis datasystem ID og passord er forskjellig på klientene, merker du
aktuell klient i listen, registrerer datasystem ID og passord, og klikker
Bekreft.
02.09.2010
Copyright © Aditro
Side 20 av 30
Sende oppgaver via Altinn
Her beskrives innsendelse av terminoppgave via Altinn. En fullstendig
beskrivelse av innsendelse av lønns- og trekkoppgaver, SSB
fraværsstatistikk og SSB lønnsstatistikk finnes i hjelpefilen til Lønn 5.0.
Fremgangsmåte:
1. Påse at all lønn som skal med på terminoppgaven er godkjent.
2. Velg oppgaven Rapporter | Terminlister | Terminoppgave.
3. Velg aktuell termin.
4. Velg oppgavetype. Du benytter oppgavetype som følger:
Hovedoppgave
Er satt som standard, og er det du vanligvis
skal benytte.
Korrigert oppgave
Velg denne du hvis du skal sende inn en ny
terminoppgave som erstatter en allerede
innsendt oppgave.
Tilleggsoppgave
*
Velg denne hvis oppgaven du sender inn er
et tillegg til allerede innsendt oppgave.
Tilleggsoppgave skal kun benyttes dersom du har flere
klienter som er registrert med samme organisasjonsnummer.
Kun en av klientene kan innberettes med Hovedoppgave. Vi
anbefaler da at du velger Hovedoppgave på den første
klienten du sender for aktuell termin, og Tilleggsoppgave
på de(n) andre klienten(e).
5. Merk av hvilke rapporter du skal skrive ut.
6. Klikk
og terminoppgaven beregnes.
Kontroller at utskriften av terminoppgaven på papir er korrekt.
7. Klikk
for å lage filen til Altinn.
•
Hvis du valgte Ja til å sende skjema direkte til Altinn i oppgaven
Kartotek | Firmaoppsett og mappen Oppsett integrasjon,
overfører systemet filen direkte til Altinn. Hvis det er feil i filen
kommer du inn i skjermbildet Altinn innsending.
•
Hvis du valgte Nei til å sende skjema direkte til Altinn i oppgaven
Kartotek | Firmaoppsett og mappen Oppsett integrasjon,
åpner systemet Altinn innsending hvor du kan sende filer.
8. I menyvalg Verktøy | Altinn | Altinn innsending merker du aktuell
terminoppgave og klikker Send.
02.09.2010
Copyright © Aditro
Side 21 av 30
Litt om mulighetene i skjermbildet Altinn innsending
Utvalg på klient
Her kan du velge hvilke klienter du vil vise oppgaver
for.
Utvalg på
Her kan du velge hvilken oppgavetype du vil vise.
oppgavetype
Status
Her kan du velge hvilken status oppgaver som vises
skal ha.
Send
Klikk
merket.
Hent status
Når du klikker
kobler systemet seg mot
Altinn portalen og henter statusen for oppgaven
som er merket.
Slett
Klikk
merket.
Merk oppgaver i
skjemaoversikt
Klikk på en linje i oversikten for å merke en
oppgave.
for å overføre oppgaver som er
for å slette oppgaver som er
Klikk
for å velge alle oppgavene. Når
du merker alle oppgavene endrer knappen navn til
. Klikk knappen for å oppheve merking
på oppgaver.
Feilsøking
02.09.2010
Velg aktuell oppgave og klikk
Copyright © Aditro
.
Side 22 av 30
Oppgaven blir sendt og ligger under i arbeid i Altinn
portalen. Logg inn på www.altinn.no, velg Min
arbeidsliste og hent opp innsendelse. Klikk
Kontroller skjema og du vil se hva som er feil i
innsendingen.
Skjemaoversikt
Her vises alle oppgaver og status for disse.
Høyreklikk på en oppgave for å vise underliggende
data.
Hendelser på
skjema
Her vises hendelser for skjema som er merket
under skjemaoversikt. Høyreklikk på en oppgave for
å vise hendelsesdata.
Fri rapportering
Med utgangspunkt i standard lønnsrapporter kan du lage eget oppsett hvor
du definerer sortering, gruppering og utvalg for lønnsrapporter.
1. Velg oppgaven Rapporter | Lønnsrapporter | Fri rapportering.
2. Velg hvilken rapport du vil benytte som utgangspunkt i feltet
Rapporttype.
3. Velg hvilke felter du skal skrive ut på rapporten. Velg aktuelt felt under
Tilgjengelige felt og klikk
. For å velge alle felter klikker du
.
4. Velg hvordan rapportene skal grupperes (bruddsum). Velg aktuelt felt
under Gruppering og klikk
.
5. Klikk mappen Utvalg for å definere utvalg for rapporten.
6. Velg eventuelt mappen forhåndsvisning. Klikk
for å skrive ut
rapporten.
02.09.2010
Copyright © Aditro
Side 23 av 30
7. Hvis du ønsker å lagre oppsettet for rapporten til senere klikker du
Lagre.
8. Skriv inn navn og trykk OK. Rapporten blir da tilgjengelig under
Rapporttype.
Saldohåndtering
Saldohåndtering gir deg mulighet til å håndtere ulike saldoer. Den viktigste
funksjonen for saldohåndtering er timebank, men rutinen kan også
benyttes til for eksempel reisekasse eller royalties.
1. Velg oppgaven Kartotek | Saldohåndtering.
2. Klikk
.
3. Skriv inn Nr og Navn.
4. Velg om systemet skal summere Antall eller Beløp i feltet Type.
5. Merk feltet Nullstille ved årsskifte hvis du ønsker at systemet skal
nullstille saldo ved overføring til nytt år.
6. Hvis du ønsker et varsel når saldoen har nådd en grensen registrerer
du antall/beløp i feltet Grenseverdi og angir en Varseltekst. Varsel
blir gitt ved lønnsberegning og på beregningsjournalen.
7. Velg hvilke lønnsarter som skal legges til saldo, og hvilke som skal
trekkes fra.
8. Klikk
02.09.2010
.
Copyright © Aditro
Side 24 av 30
9. Saldohåndtering kan registreres på ansattgruppen eller på hver enkelte
ansatt:
a) Hvis du skal registrere saldohåndtering på hver enkelt ansatt velger
du oppgaven Kartotek | Fast lønn/trekk og klikker mappen
Saldohåndtering.
b) Hvis du skal registrere saldohåndtering på alle i en ansattgruppe
velger du oppgaven Kartotek | Ansattgruppe og klikker mappen
Saldohåndtering.
10. Registrere saldohåndtering på aktuelle personer. Hvis personen har en
startverdi ved oppstart registrerer du denne i feltet Startverdi. Du kan
eventuelt overstyre grenseverdi pr ansatt.
11. Klikk
.
I oppgaven Periodens lønn | Registrere pr person viser systemet
saldoen nederst i skjermbildet. Systemet oppdaterer saldo automatisk når
du registrerer lønnsarter som skal legge til eller trekkes fra saldoen.
Lønn på to år
Du kan sette opp systemet slik at du kan kjøre lønn på 2 år samtidig. Dette
gir deg mulighet til å kjøre lønn på nytt år før årsoppgjøret for inneværende
år er avsluttet.
1. Velg oppgaven Kartotek | Firmaoppsett og klikk i mappen
Parametre.
2. Merk feltet To år samtidig under rammen Systemoppsett. Du får
opp en melding:
3. Velg Ja for å aktivisere nytt år. Systemet tar automatisk en
sikkerhetskopi av dataene på klienten.
02.09.2010
Copyright © Aditro
Side 25 av 30
Kjøre lønn på nytt år før årsavslutning
Når du har åpnet for 2 år kan du registrere/endre data og kjøre ny lønn for
neste år.
1. Velg oppgaven Kartotek | Offentlige satser og kontroller satsene for
neste år.
2. Hvis du skal endre faste lønnsdata velger du oppgaven Kartotek |
Fast lønn/trekk eller Kartotek | Ansattgruppe og mappen Fast
lønn/trekk. Endringer du registrerer her vil kun gjelde for neste år.
3. Velg oppgaven Periodens lønn | Registrere pr. person. Påse at du
har valgt neste år (i dette eksemplet 2010) i feltet År. Registrer
transaksjoner og klikk
.
*
Du kan alternativt registrere periodiske transaksjoner i
oppgaven Periodens lønn | Registrere pr. lønnsart eller
importere i oppgaven Periodens lønn | Importere Lillevik.
Husk å påse at du har valgt nest år i feltet År.
4. Velg oppgaven Periodens lønn | Lønnsberegning. Velg neste år
(i dette eksemplet 2010) feltet bak Periode og kjør lønnsberegning.
5. Skriv ut aktuelle rapporter fra lønnskjøringen, og godkjenn på vanlig
måte.
Registrere kompetanseinformasjon
Du må definere registre for de kompetanseområder du vil registrere
informasjon om.
*
Hvis du har konvertert fra Huldt & Lillevik System 4 og hadde
registrert informasjon om utdannelse, praksis, kurs og
sertifisering/autorisasjon i dette systemet, er data og tabeller
konvertert til Huldt & Lillevik Lønn.
Valgfrie registre
Du definerer registrene for registrering av kompetanse i menyvalg Verktøy
| Personal | Valgfrie registre. Hvis tidligere registre er blitt konvertert
fra Huldt & Lillevik System 4 vil du også kunne se disse her.
02.09.2010
Copyright © Aditro
Side 26 av 30
For å opprette et nytt register gjør du følgende:
1. Klikk
.
2. Oppgi nummer og navn på registre.
3. Du kan definere inntil 6 felt pr kompetanseområde, 3 dato felter, 2
tekst (nøkkelord) felter og 1 kommentar (fritekst) telt.
Legge inn rekkefølge og feltbeskrivelse for de feltene du skal registrere
for kompetanseområde. Rekkefølge og feltbeskrivelse angir rekkefølgen
og tittel på kolonnene som vises når du registrerer.
Registrere kompetanseinformasjon
1. Velg oppgaven Kartotek | Personalopplysninger og klikk i mappen
Kompetanse.
2. Hent opp personen du skal registrere kompetanse på.
3. Merk kompetanseområde du skal registrere på under rammen Vis.
*
Hvis du har valgt å vise alle kompetanseområder samtidige
og all informasjon ikke fremkommer i skjermbilde klikker
eller
du
for å bla mellom skjermbilder.
4. Registrer inn kompetanseinformasjon.
5. Når du registrerer informasjon i tekstfeltene, i dette eksemplet Språk
og Ferdighetsnivå opprettes nye verdier i databasen. Når du skal
registrere samme språk på en annen person klikker du
i feltet og
velger verdier fra nedtrekksmenyen. Dette sikrer en enhetlig
registrering av kompetanse.
Når du skal opprette en ny verdi, skriver du den i feltet.
6. Klikk
02.09.2010
.
Copyright © Aditro
Side 27 av 30
Registrering og vedlikehold av kompetanse er også tilgjengelig i Huldt &
Lillevik Ansattportal.
Dokumentarkiv på ansatte
Du kan bygge opp et elektronisk arkiv med dokumenter knyttet til den
enkelte ansatte. Visning av dokumenter er også tilgjengelig i Huldt &
Lillevik Ansattportal.
Dette gjelder følgende dokumenter:
•
Personalbilde
•
Brev og avtaler generert på bakgrunn av Huldt & Lillevik standard
maler
•
Lønnsslipper
•
Andre dokumenter
Du kan velge å lagre brev/avtaler og lønnslipper automatisk i databasen.
1. Velg oppgaven Kartotek | Firmaoppsett og mappen Oppsett
integrasjon.
2. Merke feltet Automatisk lagre dokumenter i databasen.
3. Klikk
.
Personalbilde
Hvis du vil lagre bilder av ansatte i databasen følger du denne
fremgangsmåten.
1. Velg oppgaven Kartotek | Personalopplysninger og mappen
Filer/dokumenter.
2. Klikk
og hent opp bildet.
3. Bildet legges i mappen Annet.
4. Høyreklikk på bilde og velg Bruk som personalbilde. Bildet flyttes til
mappen Personalbilde.
5. Dobbeltklikk på filen, eller høyreklikk og velg Forhåndsvise, hvis du vil
vise bildet.
Bildet vises i oppgaven Kartotek | Personer og mappen Andre
opplysninger.
02.09.2010
Copyright © Aditro
Side 28 av 30
Lønnsslipper
Lagring av lønnsslipper i databasen forutsetter at du kjører oppgaven
Periodens lønn | Lønnsrapporter | Elektronisk lønnsslipper.
•
Hvis du har merket feltet Automatisk lagre dokumenter i
databasen i oppgaven Kartotek | Firmaoppsett og mappen Oppsett
integrasjon lagrer systemet lønnsslipper for alle ansatte i
lønnskjøringen i databasen, også for personer som ikke mottar
lønnsslipp på e-post.
•
Hvis du IKKE har merket feltet Automatisk lagre dokumenter i
databasen i oppgaven Kartotek | Firmaoppsett og mappen Oppsett
integrasjon lagrer systemet kun lønnsslipper for ansatte som mottar
lønnsslipp på e-post.
Hvis du vil se på lønnsslipper i databasen følger du denne fremgangsmåten.
1. Velg oppgaven Kartotek | Personalopplysninger og mappen
Filer/dokumenter.
2. Klikk i mappen Lønnsslipper.
3. Dobbeltklikk på filen eller høyreklikk og velg Forhåndsvise.
Brev og avtaler
1. Velg oppgaven Kartotek | Personer eller Kartotek |
Personalopplysninger.
2. Hent opp aktuell person.
3. Klikk
.
4. Du ser en liste med de brevene og avtalene du kan velge mellom.
5. Velg hvilke dokument (mal du vil åpne). Systemet viser dokumentet i
Microsoft Word.
6. Gjør eventuelle endringer, lagre og avslutt Word.
7. Du kommer tilbake til lønnssystemet.
8. Klikk
i oppgaven hvor du startet Word malen fra (Kartotek |
Personalopplysninger eller Kartotek | Personer).
9. Velg oppgaven Kartotek | Personalopplysninger og mappen
Filer/dokumenter.
10. Klikke mappen Brev og avtaler og brev dokumenter for den ansatte
vises.
11. Dobbeltklikk på et dokument, eller høyreklikk og velg Forhåndsvise,
for å vise innholdet.
Andre dokumenter
Du kan velge å lagre andre dokumenter, for eksempel skannede
dokumenter.
1. Velg oppgaven Kartotek | Personalopplysninger og mappen
Filer/dokumenter.
02.09.2010
Copyright © Aditro
Side 29 av 30
2. Klikk
og hent opp aktuelt dokumentet.
Bildet legges i mappen Annet.
3. Dobbeltklikk eller høyreklikk og velg Forhåndsvise, for å vise
innholdet.
4. Hvis du skal flytte filen til en annen mappe, høyreklikk på filen og velg
Flytt til og velg hvor du vil flytte filen.
Fraværsregistrering
Det er gjort endringer for å forenkle registrering og rapportering av fravær.
1. I oppgaven Fravær | Registrere fravær og ferie, kan du nå
registrere flere fravær pr dag.
2. Feriedager tilgode er splittet i årets feriedager og overført fra
foregående år. Denne informasjonen vises i mappen Mer informasjon.
3. På Mer knappen viser systemet også Antall dager barns sykdom.
4. I oppgaven Fravær | Registrere/Vise ferie er det tilrettelagt for
masseregistrering av ferie. Her kan du også skrive ut ferieoversikten.
5. I oppgaven Årsoppgjør | Overføre til nytt år kan du velge om
systemet skal beregne feriedager forholdsmessig i forhold til
deltidsprosent.
6. Fraværsrapportene inneholder flere endringer
a) Feriedager og egenmeldinger viser nå også barns sykdom, og
splitter på årets og fjorårets feriedager.
b) Fraværsliste har utvalg på fraværskode.
c)
Begrepet virkedager er fjernet fra Intern fraværsstatisk/Detaljert
fraværsrapport.
7. Ved utskrift av lønnsslipper kan du velge å skrive ut antall
egenmeldinger eller antall egenmeldingsdager.
02.09.2010
Copyright © Aditro
Side 30 av 30