Transcript C8AIS

บทที่ 8
วงจรค่าใช้จา่ ย
Expenditure Cycle
วงจรค่าใช้จา่ ย
• กระบวนการของกิจการทางธุรกิจและการดาเนิ นการประมวลผลข้อมูลที่
เกี่ยวข้องเชื่องโยงกับการจัดซื้อและการจ่ายชาระเงิน
การจัดซื้อ
-วัตถุดิบ
- สินค้าสาเร็จรูป
-วัสดุการผลิต
-ต้นทุนการซื้อ
-ค่าขนส่งเข้า
-ภาษีซ้ ือ
-ค่าใช้จา่ ยในการซื้อ
การจ่ายชาระเงิน
แผนภาพกระแสข้อมูลระดับ context ของวงจรรายจ่าย
วัตถุประสงค์หลักของวงจรค่าใช้จา่ ย
• การทาให้ตน้ ทุนของการจัดหา การเก็บรักษา และการให้บริการที่จาเป็ นต่อ
การทาหน้าที่งานต่าง ๆ ในองค์กรมีจานวนเงินต้นทุนตา่ ที่สุด โดยให้ขอ้ มูลแก่
ผูบ้ ริหารเพือ่ การตัดสินใจ ดังนี้
– ระดับราคาสินค้าและวัสดุท่เี หมาะสม
– การคัดเลือกผูข้ าย
– สถานที่เก็บรักษาสินค้า
– ขนาดการสัง่ ซื้อที่ประหยัด
– การนาเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้
– เงือ่ นไขการชาระเงิน
– การตรวจติดตามและประเมินผลการดาเนิ นการในวงจรค่าใช้จา่ ย
หน้าที่หลักของวงจรรายจ่าย
การจัดซื้อ
การขอซื้อ
กระบวนการจัดซื้อ
การรับสินค้า
การบริหารสินค้าคงเหลือ
• หน้าที่ของฝ่ ายจัดซื้อ
– ตัดสินใจดาเนิ นการในเรื่อง ราคาและคุณภาพของวัตถุดิบ คัดเลือกผูข้ าย
และการจัดส่งสินค้าที่น่าเชื่อถือ
การเพิม่ ประสิทธิภาพของกระบวนการจัดซื้อ
• วิธีการบริหารสินค้าคงเหลือ
– EOQ
– Reorder point
– MRP
– Just-in-time
• การรับสินค้า
– Bar-code
– RFID
– EDI
วิธีการบริหารสินค้าคงคลัง
Economic order quantity (EOQ)
• การคานวณปริมาณสินค้าที่สงั ่ ซื้อ “ขนาดการสัง่ ซื้อที่ประหยัด” โดยพิจารณา
“ต้นทุนของการสัง่ ซื้อ + ต้นทุนการขนส่ง + การขาดสต๊อกตา่ ที่สุด”
วิธีการบริหารสินค้าคงคลัง
Reorder Point : จุดสัง้ ซื้อ
• เป็ นวิธกี ารกาหนดเวลาที่ตอ้ งทาการสัง่ ซื้อ โดยการกาหนดจุดสัง่ ซื้อจาก
“เวลาการจัดส่ง + ระดับของสต๊อกที่ปลอดภัยเพือ่ รับมือกับความต้องการ”
วิธีการบริหารสินค้าคงคลัง
Material requirements planning : MRP
• การวางแผนความต้องการวัตถุดิบ เพือ่ ลดระดับปริมาณสินค้าคงเหลือ โดยการวาง
แผนการจัดซื้อให้เหมาะสมกับความต้องการการผลิต
“แผนการผลิต + ปริมาณวัตถุดิบที่ตอ้ งการ + จุดเวลาที่มีความต้องการ”
Just-in-time : JIT
• วิธกี ารที่พยายามลดและขจัดการเก็บสต๊อกสินค้า โดยการจัดซื้อและการผลิตเพือ่
ตามสนองความต้องการของลูกค้า
“การจัดส่งสินค้าเมื่อต้องการผลิต + ส่งไปยังสถานที่ท่หี น่ วยผลิตมีความต้องการ”
การเพิ่มประสิทธิภาพในการรับสินค้า
การตรวจรับและตรวจสอบสภาพสินค้าตามใบสัง่ ซื้อ เพือ่ พิจารณาความถูกต้องของ
“ปริมาณ + คุณภาพ + วันที่จดั ส่ง” โดยเป็ นงานของคลังสินค้า
1. การใช้รหัสแท่ง (Bar code) โดยให้ผูข้ ายติดรหัสแท่งบนตัวสินค้า และเมื่อมีการ
รับสินค้าจะใช้ “เครื่องสแกนรหัสแท่ง” ป้ อนข้อมูลสินค้าเข้าสูร่ ะบบ เพือ่ ลดความ
ผิดพลาด/ลดเวลาในการป้ อนข้อมูล
2. การส่งสัญญาณคลื่นความถี่ Radio frequency
identification (RFID) โดยมีป้ายสินค้าที่ตด
ิ บนสินค้าเพือ่ ส่ง
สัญญาณไปยังเครื่องรับสัญญาณ ลดเวลาในการตรวจรับสินค้า
การเพิ่มประสิทธิภาพในการรับสินค้า
การตรวจรับและตรวจสอบสภาพสินค้าตามใบสัง่ ซื้อ เพือ่ พิจารณาความถูกต้องของ
“ปริมาณ + คุณภาพ + วันที่จดั ส่ง” โดยเป็ นงานของคลังสินค้า
3. การใช้การแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิ กส์ (electronic data
interchange : EDI)
เป็ นการใช้เทคโนโลยีสญั ญาณดาวเทียม ช่วยเพิม่ ประสิทธิภาพใน
การกระจายสินค้า สามารถติดตามตัวสินค้าได้ระหว่างการขนส่ง
ตลอดเวลา
กระบวนการจ่ายชาระค่าสินค้าและบริการ
มีกจิ กรรมที่เกี่ยวข้องคือ
1. การตรวจสอบใบกากับสินค้าของผูข้ าย
2. การจ่ายชาระเงินตามใบกากับ
การเพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการจ่ายเงิน
1. การใช้ระบบ EDI : Electronic data interchange เพื่อ
แลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิ กส์ โดยให้ผูข้ ายส่งข้อมูลใน
รูปแบบ electronic data เพื่อให้ระบบคอมพิวเตอร์ทาการ
เปรียบเทียบกับใบสัง่ ซื้อและการรับสินค้าทีเกี่ยวข้อง
2. การใช้ระบบ Evaluated receipt settlements (ERS)
เป็ นกระบวนการจ่ายเงิน เมื่อระบบรับทราบสารสนเทศที่จะเป็ น จาก
ข้อมูลใบสัง่ ซื้อและการรับของครบถ้วนแล้ว จะทาการจ่ายเงินทันที
โดยไม่ตอ้ งตรวจสอบเอกสารใบกากับสินค้าแล้ว
การเพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการจ่ายเงิน
3. การใช้ Procurement card / credit card เป็ นการออก
การ์ดเพื่อจ่ายชาระเงินในการจัดซื้อของผูข้ าย ลดค่าใช้จา่ ยในการ
จัดทาใบกากับสินค้า โดยกาหนดให้มีการจ่ายชาระเงินเมื่องวดของ
การ์ดถึงกาหนด
4. การใช้การโอนระบบข้อมูลผ่านทางอิเล็กทรอนิ กส์ (Financial
electronic data interchange : FEDI) โดยแลกเปลี่ยน
ข้อมูลการจัดเตรียมและส่งเช็ค เพื่อให้กจิ การจัดการกับกระแสเงิน
สดจ่ายได้อย่างแม่นยา
วิธีการจ่ายชาระเงิน
• ระบบใบสาคัญ
– จัดทาใบสาคัญเพื่อรวบรวมใบกากับสินค้าหลาย ๆ ใบที่ยงั ไม่ได้ชาระ ระบุจานวนสุทธิ
ที่ตอ้ งจ่าย และจ่ายด้วยเช็คเพียงใบเดียว
• ระบบไม่ใช้ใบสาคัญ
– ใช้ใบกากับสินค้าทุกฉบับที่ผ่านการตรวจสอบยืนยันการรับของและผ่านไปยังบัญชี
เจ้าหนี้ เมื่อครบกาหนดชาระ ระบบจะทาการเขียนเช็คให้ใบกากับสินค้าแต่ละใบ
และทาสัญลักษณ์การจ่ายชาระเงินแล้วเป็ นการอนุ มตั ิการจ่ายเช็ค
เอกสารในวงจรค่าใช้จา่ ย
•
•
•
•
ใบขอซื้อ
ใบสัง่ ซื้อ
รายงานการรับของ
ใบลดหนี้
ทบทวนสัญลักษณ์
เอกสาร
การประมวลผล
โดยคอมพิวเตอร์
การประมวลผล
ด้วยมือ
การประมวลผลโดย
อุปกรณ์อน่ื
แสดงผล
(หน้าจอ)
คียข์ อ้ มูลเข้า
ดิสก์แม่เหล็ก
กระบวนของวงจรค่าใช้จา่ ย
ฝ่ ายจัดซื้อ
ฝ่ ายควบคุม
คลังสินค้า
การประมวลผลคอมพิวเตอร์
ฝ่ ายรับสินค้า
สินค้าคงคลัง
1
2
(
2
1
1
)
A
1
(
N
N
4
4
A
5
N
4
B
4
3
2
3
2
2
1
1
N
4
B
N
A
)
กระบวนของวงจรจ่ายชาระหนี้
ฝ่ ายบัญชีเจ้าหนี้
การประมวลผลคอมพิวเตอร์
ฝ่ ายการเงิน
1
3
(Invoice)
(
)
A
1
3
3
N
1
3
1
D
-
2
A
1
A
การควบคุมวงจรค่าใช้จา่ ย
•
•
•
•
•
การให้อานาจในการอนุ มตั ริ ายการค้า
การแบ่งแยกหน้าที่การทางาน
การอานวยการและการกากับดูแล
การควบคุมการบันทึกทางบัญชี
การควบคุมการเข้าถึง
การควบคุมวงจรค่าใช้จา่ ย
•
•
•
•
•
การให้อานาจในการอนุ มตั ริ ายการค้า
การแบ่งแยกหน้าที่การทางาน
การอานวยการและการกากับดูแล
การควบคุมการบันทึกทางบัญชี
การควบคุมการเข้าถึง
ตารางที่ 8.1 สรุปการควบคุมในวงจรค่าใช้จา่ ย
กิจกรรมการควบคุม
ระบบการจัดซื้อ
ระบบการจ่ายเงิน
1. การมอบหมายอานาจความ การควบคุมสินค้าโดยฝ่ าย ฝ่ ายบัญชีเจ้าหนี้ มีอานาจและ
รับผิดชอบในการอนุ มตั ิ
ควบคุมสินค้าคงคลังและการ ความรับผิดชอบในการ
รายการค้า
จัดซื้อโดยฝ่ ายจัดซื้อ
ตรวจสอบการจ่ายเงิน และ
ฝ่ ายการเงินดาเนิ นการ
จ่ายเงิน
2. การแบ่งแยกหน้าที่
-หน้าที่ควบคุมสินค้าแยก
- หน้าที่บญั ชีย่อยเจ้าหนี้ แยก
ออกจากหน้าที่การจัดซื้อ
ออกจากบัญชีแยกประเภท
- หน้าที่บญั ชีย่อยเจ้าหนี้ แยก ทัว่ ไป
ออกจากบัญชีแยกประเภท
ทัว่ ไป
ตารางที่ 8.1 สรุปการควบคุมในวงจรค่าใช้จา่ ย
กิจกรรมการควบคุม
3. การอานวยการและการ
กากับดูแล (ทรัพย์สนิ )
4. การบันทึกทางบัญชี
ระบบการจัดซื้อ
ระบบการจ่ายเงิน
สถานที่ท่ใี ช้ในการควบคุม
และรับสินค้าหรือวัตถุดิบ
- การบันทึกข้อมูลแยก
ประเภทย่อยและแยกประเภท
ทัว่ ไป
- กาหนดให้มีไฟล์ขอซื้อ
ไฟล์การสัง่ ซื้อ และไฟล์การ
รับสินค้า
สถานที่จดั เก็บเงินสดและเช็ค
ทะเบียนคุมเช็ค
- การบันทึกข้อมูลในไฟล์
ใบสาคัญจ่าย บัญชีแยก
ประเภทย่อยเจ้าหนี้ สมุด
รายวันจ่าย และบัญชีแยก
ประเภทเงินสด
ตารางที่ 8.1 สรุปการควบคุมในวงจรค่าใช้จา่ ย
กิจกรรมการควบคุม
5. การเข้าถึง
6. การตรวจทานโดยอิสระ
ระบบการจัดซื้อ
ระบบการจ่ายเงิน
- การป้ องกันรักษาสินทรัพย์
ทางด้านกายภาพ
- การจากัดการเข้าถึงข้อมูลที่
บันทึกข้างต้น
- การตรวจทานบัญชีเจ้าหนี้
โดยกระทบยอดกับเอกสาร
ต้นกาเนิ ดก่อนหนี้ สนิ ถูก
บันทึก
- ฝ่ ายบัญชีแยกประเภท
กระทบยอดโดยรวม
-การป้ องกันรักษาความ
ปลอดภัยอย่างเหมาะสม
-การจากัดการเข้าถึงรายการ
บันทึกทางบัญชีขา้ งต้น
-การตรวจทานขัน้ สุดท้ายของ
การจ่ายชาระเงิน
-ฝ่ ายบัญชีแยกประเภท
ตรวจทานการกระทบยอด
โดยรวมทัง้ หมด
-กระทบยอดเงินฝากธนาคาร
การนาเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในวงจรค่าใช้จา่ ย
• การนาระบบสารสนเทศมาใช้ในกระบวนการประมวลผลแทนระบบมือ
- กระบวนการจัดซื้อแบบอัตโนมัตโิ ดยการประมวลผลแบบกลุ่ม
- กระบวนการจ่ายชาระเงินอัตโนมัติ
กระบวนการจัดซื้อแบบอัตโนมัติ
-ฝ่ ายประมวลผลข้อมูล จะทาหน้าที่ดูแลข้อมูลคลังสินค้า กาหนดระดับ
สินค้าที่ถงึ จุดสัง่ ซื้อ แจ้งเตือนรายการที่สนิ ค้าเมื่อสินค้าถึงจุดที่ตอ้ งสัง่ ซื้อ
และบันทึกลงใบไฟล์ใบขอซื้อ ส่งข้อมูลให้ฝ่ายจัดซื้อ
-ฝ่ ายจัดซื้อทาการจัดเตรียมเอกสารใบสัง่ ซื้อ และดาเนิ นการสัง่ ซื้อ
กระบวนการจัดซื้อแบบอัตโนมัติ
วิธีท่ี 1 : ให้ระบบคอมพิวเตอร์เตรียมใบขอซื้อให้ ส่วนการสัง่ ซื้อให้ฝ่ายจัดซื้อ
ดาเนิ นการ
วิธีท่ี 2 กระบวนการสัง่ ซื้อดาเนิ นการโดยระบบคอมพิวเตอร์และส่งใบสัง่ ซื้อไปยัง
ผูข้ ายโดยตรง โดยไม่ผ่านฝ่ ายจัดซื้อ ฝ่ ายจัดซื้อจะตรวจทานในภายหลัง
วิธีท่ี 3 ใช้ระบบแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิ คส์ (EDI) โดยระบบคอมพิวเตอร์
ของกิจการผูซ้ ้ อื และผูข้ ายจะถูกเชื่อมโยงด้วยเทคโนโลยีทางการสือ่ สาร ทางาน
ร่วมกันในกระบวนการการสัง่ ซื้อ ทาให้มีความรวดเร็วยิ่งขึ้น
การประมวลผลการสังซื
่ ้อ
เมื่อสาเนาของใบสัง่ ซื้อถูกส่งไปยังกระบวนการประมวลผลอัตโนมัติ และถูกบันทึก
เข้าไฟล์เปิ ดใบสัง่ ซื้อ และปิ ดใบขอซื้อ
เมื่อผูข้ ายส่งสินค้ามายังกิจการ ผูร้ บั สินค้าจะจัดทารายงานการรับสินค้าและส่ง
ข้อมูลมายังฝ่ ายจัดซื้อ บัญชีเจ้าและฝ่ ายประมวลผลข้อมูล
การประมวลผลการรับสินค้า
ฝ่ ายประมวลผลจะสร้างรายงานการรับสินค้าจากข้อมูลที่อยู่ในรายการการรับสินค้า
- ทาการอัพเดทไฟล์สนิ ค้า
- อัพเดพไฟล์รายการสัง่ ซื้อที่ดาเนิ นการแล้ว
- อัพเดพบัญชีแยกประเภทสินค้า
- ปิ ดใบสัง่ ซื้อ
- ตรวจสอบรายการใบกากับสินค้าของผูข้ ายและเปิ ดบัญชีย่อยเจ้าหนี้
- ยอดรวมกลุม่ ใบกากับสินค้าจะถูกผ่ายรายการไปบัญชีแยกประเภททัว่ ไป
การประมวลผลการจ่ายชาระเงิน
ฝ่ ายประมวลผลจะสัง่ ให้แต่ละวัน ระบบคอมพิวเตอร์ทาการสแกนฟิ วส์ของวันครบ
กาหนดชาระในไฟล์ทะเบียนใบสาคัญจ่าย
- ดึงข้อมูลไฟล์ท่คี รบกาหนดชาระมาจ่ายชาระ
- จัดพิมพ์เช็คและบันทึกทะเบียนเช็ค
- ปิ ดไฟล์ใบสาคัญจ่าย และปิ ดไฟล์เจ้าหนี้ การค้า
- ส่งไปยังแผนกการเงิน
- คานวณยอดรวมกลุม่ เจ้าหนี้ การค้าเพือ่ ส่งไปอัพเดพบัญชีแยกประเภททัว่ ไป
ทุกสิ้นวันกระทบยอดรายละเอียดเจ้าหนี้ การค้าคงเหลือ