Transcript disini..!! - Gudang ilmu

MANAJEMEN UMUM
KOORDINASI , WEWENANG, DELEGASI DAN
DESENTRALISASI SENTRALISASI,
OLEH :
YUSMEDI NURFAIZAL, S.SOS, MM
[email protected]
Koordinasi
•
Koordinasi
(coordination)
adalah
proses
pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatankegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu
organisasi untuk men-capai tujuan organisasi
secara efisien. Tanpa koordinasi, individuindividu dan departemen-departemen akan
kehilangan pegangan atas peranan mereka
dalam organisasi. Mereka akan mulai mengejar
kepentingan sendiri, yang sering merugikan
pencapaian
tujuan
organisasi
secara
keseluruhan (Handoko, 2001)
[email protected]
James D. Thompson, ada tiga macam saling
ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi :
1.
2.
3.
Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence), bila
satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang
lain dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada
pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil
akhir.
Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependence),
di mana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya
terlebih dahulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja.
Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence),
merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan
organisasi
[email protected]
Saling Ketergantungan
Satuan Satuan Organisasi
[email protected]
Pendekatan Koordinasi Efektif
[email protected]
Perbandingan Mekanisme Pengkoordinasian
[email protected]
Rentang Manajemen :
•
•
Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah
bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh
seorang manajer atau atasan. Rentang manajemen juga
dapat berarti jumlah bawahan yang secara langsung
memberikan laporan kepada seorang manajer tertentu
(Handoko, 2001)
Henri Fayol mengemukakan bahwa jumlah maksimum
bawahan yang dapat dikendalikan oleh setiap pengawas
produksi dalam organisasi adalah 20 – 30 karyawan,
sedangkan setiap kepala pengawas dapat mengawasi
hanya 3 atau 4 pengawas produksi.
[email protected]
Hubungan Antara Rentang Manajemen dan Struktur
Organisasi
[email protected]
Rentang Manajemen Lebar Versus Sempit
•
•
Alasan digunakannya rentang manajemen yang melebar (pilihan
pertama) adalah bahwa tingkatan hirarki yang semakin tinggi
cenderung mengurangi kecepatan waktu penyebaran informasi dari
atas ke bawah. Lebih lanjut, lebih banyak jumlah tingkatan yang
harus dilalui informasi, lebih besar kemungkinan penyimpangan atau
distorsi. Penambahan tingkatan manajemen juga memakan biaya,
karena memerlukan penambahan gaji manajerial. Rentang
manajemenyang melebar berarti penggunaan sumber daya manajer
secara efisien.
Alasan digunakannya rentang manajemen yang menyempit (pilihan
kedua) adalah bahwa pada umumnya moral dan produktifitas
karyawan akan meningkat dalam organisasi-organisasi kecil daripa
dadalam organisasi-organisasi besar. Penggunaan rentangan yang
terlalu melebar berarti bahwa manajer tidak akan dapat menjalankan
fongsinya dengan efektif, dan mencurahkan perhatiannya kepada
seluruhbawahan secara perseorangan. Koordinasi dan kooperasi
berkembangbaik, karena setiap individu harus mengelola fungsi
sendiri dan de-ngan bantuan minimum dari atasan
[email protected]
Wewenang dan Kekuasaan
•
•
Wewenang atau authority adalah hak untuk
melakukan sesuatu atau memerintah orang
lain untuk melakukan atau tidak melakukan
sesuatu agar tercapai tujuan tertentu.
Kekuasaan adalah kemampuan untuk
melakukan hak tersebut, kemampuan
untuk mempengaruhi individu, kelompok,
keputusan atau kejadian.
[email protected]
Sumber-Sumber Kekuasaan Manajerial
[email protected]
Batasan Wewenang dan Kekuasaan
[email protected]
Wewenang
•
•
•
Wewenang Lini
Wewenang Lini (line authority") adalah wewenang dimana atasan
melakukannya atas bawahannya langsung. Ini diwujudkan dalam
wewenang perintah dan secara langsung tercermin sebagai rantai
perintah,serta ditumnkan kebawah melalui tingkatan organisasi.
Wewenang Staf
Wewenang staf (staff authority) adalah hak yang dipunyai oleh
satuan-satuan staf atau para spesialis untuk menyarankan, memberi
rekomendasi, atau konsultasi kepada personalia lini. Ini tidak
memberikan wewenang kepada anggota staf untuk memerintah lini
mengerjakan kegiatan tertentu.
Wewenang Staf Fungsional
Wewenang staf fungsional (functional staff authority) adalah
hubungan terkuat yang dapat dimiliki staf dengan satuan-satuan lini.
Blla dilimpahi wewenang fungsional oleh manajemen puncak,
seorang staf
[email protected]
Bagan Organisasi Dengan Wewenang Fungsional Staff
[email protected]
Delegasi
•
1.
2.
3.
4.
Delegasi dapat didefinisikan sebagai pelimpahan
wewenang dan tanggung jawab formal kepada orang lain
untuk melaksanakan kegiatan tertentu. Delegasi
wewenang adalah proses di mana para manajer
mengalokasikan wewenang ke bawah kepada orangorang yang melapor kepadanya. Empat kegiatan terjadi
ketika delegasi dilakukan :
Pendelegasi menetapkan dan memberikan tujuan dan
tugas kepada bawahan.
Pendelegasi melimpahkan wewenang yang diperlukan
untuk mencapai tujuan atau tugas.
Penerimaan delegasi, baik implisit atau eksplisit,
menimbulkan kewajiban atau tanggung jawab.
Pendelegasi menerima pertanggungjawaban bawahan
untuk hasil-hasil yang dicapai.
[email protected]
Sentralisasi VS Desentraliasi
•
•
•
Delegasi biasanya berhubungan dengan seberapa jauh manajer
mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab kepada bawahan
yang secara langsung melapor kepadanya, desentralisasi adalah
konsep yang lebih luas dan berhubungan dengan seberapa jauh
manajemen puncak mendelegasikan wewenang ke bawah ke divisidivisi, cabang-cabang atau satuan-satuan organisasi tingkat lebih
bawah lainnya.
Sentralisasi adalah pemusatan kekuasaan dan wewenang pada
tingkatan atas suatu organisasi. Desentralisasi adalah penyebaran
atau pelimpahan secara meluas kekuasaan dan pembuatan
keputusan ketingkatan-tingkatan organisasi yang lebih rendah.
Keuntungan-keuntungan desentralisasi adalah sama dengan
keuntungan-keuntungan delegasi, yaitu mengurangi beban manajer
puncak, memperbaiki pembuatan keputusan karena dilakukan dekat
dengan permasalahan, meningkatkan latihan, moral dan inisiatif
manajemen bawah, dan membuat lebih fleksibel dan lebih cepat
dalam pembuatan keputusan. Keuntungan-keuntungan ini tidak
berarti bahwa desentralisasi "baik" dan sentralisasi "jelek", karena
tidak ada organisasi yang sepenuhnya dapat disentralisasi atau di
desentralisasi. Oleh sebab itu, pertanyaannya adalah bukan apakah
organisasi harus didesentralisasi, tetapi sampai seberapa jauh
[email protected]
desentralisasi perlu dilakukan.
Pengorganisasian
Sistem Informasi
[email protected]
Model Sentralisasi
Pusat Sistem
Informasi :
Mainframe/Mini
computer)
[email protected]
Struktur Organisasi
Model Sentralisasi (1)
Presiden
Direktur
Direktur
Direktur
Keuangan
Direktur
Manajer
Manajer SI
Manajer
[email protected]
Struktur Organisasi
Model Sentralisasi (2)
Presiden
Direktur
Direktur
Direktur SI
Sentralisasi Otonom
[email protected]
Direktur
Struktur Organisasi
Model Sentralisasi (3)
Presiden
Direktur
Manajer SI
Direktur
Direktur
Sentralisasi Staf
[email protected]
Direktur
Alasan Sentralisasi:
•
•
•
Ingin memperoleh skala ekonomi. Biaya yang terjadi
akibat tidak menggunakan komputer dapat dikurangi
dengan struktur yang sentralisasi karena dengan
struktur ini kemungkinan komputer menanggur sangat
kecil.
Perangkat keras lebih canggih. Struktur yang
tersentral membutuhkan hardware yang mempunyai
kapasitas, kecepatan, dan kemampuan on-line yang
lebih canggih.
Pengembangan sistem yang lebih berkualitas. Dengan
struktur terpusat, akses data lebih mudah,
pengembangan sistem dan prosedur cukup
dilaksanakan sekali saja an tidak berulang-ulang. Jika
struktur berdiri sendiri, kemungkinan dilakukan lagi
oleh unit lain sehingga memboroskan waktu, tenaga,
dan biaya.
[email protected]
Model Desenralisasi
[email protected]
Struktur Organisasi
Model Desentralisasi
Presiden Direktur
Direktur
Pemasaran
Direktur
Keuangan
Direktur Produksi
Manajer SI
Manajer SI
Manajer SI
[email protected]
Alasan Desentralisasi
•
•
Alasan ekonomis. Apabila sistem pengolahan datanya
sederhana struktur ini lebih ekonomis. Kemajuan IT
khususnya PC dalam kapasitas dan kecepatan
pengolahan data, memberi peluang bagi perusahaan
untuk menggunakan PC daripada mainfrmae yang
harganya jau lebih mahal.
Pengembangan sistem yang lebih berkualitas. Apabila
pengembangan sistem menayangkut spesialisasi
aplikasi tertentu yang hanya ada pada salah satu unit,
struktur yang desentralisasi dapat memberikan
pengembangan sistem yang lebih berkualitas sebab
unit yang bersangkutan lebih menguasasu aplikasinya.
[email protected]
Model Distribusi
Pusat Sistem
Informasi :
Mainframe/Mi
nicomputer)
Gabungan antara struktur sentralisasi dan desentralisasi
dimana masing-masing unit dapat mengembangkan sistem
pengolahan datanya sendiri disamping terdapat sistem
pengolahan data secara terpusat
[email protected]
Struktur Organisasi
Model Distribusi
Presiden
Direktur
Direktur SI
Direktur
Keuangan
Direktur
Produksi
Manajer SI
Manajer SI
[email protected]