Transcript 电子文件归档与管理
电子文件归档与管理 海南省档案局 王伟 • • • • • • 一、电子文件概述 二、电子文件的积累收集 三、电子文件的归档与整理 四、电子文件的接收与保管 五、电子文件的利用 六、电子文件的行业标准及规范 一、电子文件概述 • （一）电子文件的定义 在数字设备及环境中生成，以数码形 式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖 计算机等数字设备阅读、处理，并可在通 信网络上传送的文件。 电子文件归档与管理规范（GB／T18894—2002） 一、电子文件概述 • （二）电子档案的定义 机关、团体、企事业单位和其他组织 在处理公务过程中形成的对国家和社会具 有保存价值并归档保存的电子文件。 《电子档案移交与接收办法》（征求意见）.2011.6 ※以前称之为：归档电子文件，指具有参 考和利用价值并作为档案保存的电子文件 。 电子文件归档与管理规范（GB／T18894—2002 ） 一、电子文件概述 • （三）电子文件的特点 1、电子文件信息的非直读性 2、电子文件对系统的依赖性 3、电子文件的信息与载体相分离性 4、信息存储的高密度性 5、电子文件信息的可变性 6、信息共享性及不安全性 7、多种信息形式的可集成性 一、电子文件概述 • （四）电子文件的分类 1、文本文件（ text,字或表处理文件）。 是指用文字处理软件生成的，由字、词、数字 或符号表达的文件。 一、电子文件概述 • （四）电子文件的分类 2、数据库文件(date，数据库电子文件)。以 数据库形式存在的具有文件属性的记录。数据库 、记录、字段是其三个层次。 3、图形文件（graphic）。指根据一定算法绘 制的图表、曲线图，如计算机辅助设计（CAD） 或绘图中产生的设计模型、图纸、图画等文件。 一、电子文件概述 • （四）电子文件的分类 4、图像文件（image）。指使用数字设 备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的 各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等 。 常见的图像文件有： JPG、TIF、PSD、BMP、GIF等 一、电子文件概述 • （四）电子文件的分类 5、影像文件。指使用视频捕获设备录入 的数字影像或使用动画软件生成的二维、三 维动画等各种形态画面，如数字影视片、动 画片等。 常见影像文件保存格式： AVI、MPEG-1、MPEG-2、MPEG-4 、 RMVB 、RM、FLV等。 一、电子文件概述 • （四）电子文件的分类 6、声音文件。指用音频设备录入等 方式产生的文件。 常见格式：mp3、wav、mid 7、程序文件，即计算机程序。 二、电子文件的积累收集 • （一）电子文件的四个重要属性 1、真实性。文件内容、逻辑结构和背景 信息经过传输、迁移等处理后依然保持不 变，与形成时的原始状态一致。 文件的真实性表现在两个方面： 一是文件在产生过程中的真实 二是文件在产生之后的真实 二、电子文件的积累收集 • （一）电子文件的四个重要属性 1、真实性 保证电子文件的真实性主要措施： 一是由技术部门建立电子文件操作者可靠的身 份识别与权限控制制度，并在运行过程中实时监 控。二是设置符合安全要求的操作日志，随时自 动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内 容,使用数字水印等。三是对电子文件采用防错漏 、防调换和防更改的标记。四是对电子印章、数 字签名等采取防止非法使用或MD5码校验等措施 。 二、电子文件的积累收集 • （一）电子文件的四个重要属性 2、完整性 电子文件的完整性包括三个方面的含义： 一是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没 有缺损； 二是作为记录机构活动真实面貌的具有 有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量 齐全，文件之间的有机联系得以揭示和维护；三 是与主文件有关的支持性、辅助性、工具性文件 及相关参数齐全。 二、电子文件的积累收集 • （一）电子文件的四个重要属性 2、完整性 主要措施： 一是建立归档制度。各单位应建立包括电子文件 归档范围、归档时间、归档要求的电子文件归档制 度。其中的归档范围包括应归档的电子文件、支持 软件、背景信息和元数据。归档要求包括电子文件 归档方式、技术环境、相关软件、版本、数据类型 、格式、被操作数据、检测数据等。 二、电子文件的积累收集 • （一）电子文件的四个重要属性 2、完整性 主要措施： 二是采取相应的技术措施采集背景信息和元数据 。 《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009 ） 《基于XML的电子文件封装规范》 （ DA/T 48-2009 ） 二、电子文件的积累收集 • （一）电子文件的四个重要属性 3、可靠性 电子档案内容完全和正确地表达其所 反映的事务、活动或事实的程度。 二、电子文件的积累收集 • （一）电子文件的四个重要属性 4、可用性 电子档案可以被定位、检索、呈现和理 解的性质。 二、电子文件的积累收集 • （一）电子文件的四个重要属性 4、可靠性 主要的确保措施： 一是确保信息的可识别性； 二是确保存储系统的可靠性； 三是确保载体的完好性和兼容性。 二、电子文件的积累收集 • （二）电子文件的积累收集要求 1、收集积累范围 数据类文件和程序类文件 数据类文件是电子文件的主体，它反映文件的内 容，是收集积累的主要对象。 注意：既应采集定稿，也应注意保存草稿，使归 档的数据能反映各类文稿在起草、修改、审核直到 签发的每一个环节中责任的意志，以保证历史的真 实性。 二、电子文件的积累收集 • （二）电子文件的积累收集要求 1、收集积累范围 数据类文件和程序类文件 程序类文件包括操作系统、语言处理系统、用户运 用系统等。 主要是对程序所做之事的文字描述，对程序如何 做这些事的逻辑描述以及如何修改程序、使用程序 的说明。 二、电子文件的积累收集 • （二）电子文件的积累收集要求 2、收集积累的具体要求 （ 1）在办公自动化系统中形成的电子文件，应 收集电子文件正本、记录修改过程和办理情况的信 息，并记录电子文件的背景信息及元数据。草稿性 电子文件，由于不具备正式文件的功能，一般不收 集，但法律、法规等重要文件在其修改过程中形成 的电子文件应收集。 二、电子文件的积累收集 • （二）电子文件的积累收集要求 2、收集积累的具体要求 （2）用计算机起草、打印，但不通过网络流转 的电子文件，应收集其最后稿本，同时应记录其背 景信息。 二、电子文件的积累收集 • （二）电子文件的积累收集要求 2、收集积累的具体要求 （3）对于采用“双轨制”的单位，一是除保存纸 质文件外，还应保存与正式文件内容相同的发文电 子文件；将应归档的纸质收文扫描为电子文件。二 是电子文件的密级、保密期限、保管期限等应与纸 质文件的一致。三是在电子文件与纸质文件双方标 识参照关系，如在电子与纸质文件目录中注明纸质 与电子文件的参照档号。 二、电子文件的积累收集 • （二）电子文件的积累收集要求 2、收集积累的具体要求 （4）收集电子文件时，必须收集与之适应的软 硬件环境、元数据和背景信息等。 在通用的软硬件环境 下形成的电子文件，对 软硬件条件 及相关参数要有明确记录 ；在特殊软硬件环境下形成的电 子文件，对软硬件及相关参数要进行收集。对收集的电子 文件要进行登记，以防遗漏，同时也便于查找。并要对电 子文件逐一备份，在特殊情况下可制成纸质复制件或缩微 品，以防计算机系统发生故障而造成电子文件无法读取的 不可挽回的损失。在管理制度上，应将电子文件收集视为 电子文件责任者的一项重要任务，要指定专人负责。 二、电子文件的积累收集 • （二）电子文件的积累收集要求 2、收集积累的具体要求 这份文件是 谁起草，哪 些人参加办 理过程，做 过什么样的 修改，在什 么时间？… 元数据 计算机文 件的格式， 大小，用 什么编辑、 查看软件？ … 背景信息 电子文件的背景信息 和元数据 附 件 二、电子文件的积累收集 • （二）电子文件的积累收集要求 2、收集积累的具体要求 （5)电子文件的格式 电子文件的格式必须统一。如为非通用格式，应 转换为通用格式；当无法转换时，应收集其相关软 件。 二、电子文件的积累收集 • （二）电子文件的积累收集要求 2、收集积累的具体要求 类型 说明 格式 文本文件 文字、表格等 XML、RTF、TXT 图像文件 扫描的图像等 JPEG、TIFF 影像文件 数码摄像片等 MPEG、AVI 音频文件 数码录音等 WAV、MP3 对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、 名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件 产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不 能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。 二、电子文件的积累收集 • （二）电子文件的积累收集要求 2、收集积累的具体要求 （6）定期制作电子文件的备份。 在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱 离生成环境进行存储，生成电子文件的环境也要作 为电子文件的元数据保存。 （7）填写《电子文件登记表》。 三、电子文件的归档与整理 • （一）电子文件的鉴定 1、电子文件的内容鉴定 内容鉴定也称为内容价值鉴定和内容分析，是根 据电子文件自身所反映的状况和信息内容来确定的 电子文件的档案价值和保管期限，也传统意义的鉴 定工作的核心。 主要包括了是否具有档案价值、分类、保管期限 和密级等等。 三、电子文件的归档与整理 • （一）电子文件的鉴定 2、电子文件的技术鉴定 （1）真实性鉴定 要对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定 后，确定其与形成时的原始状态一致。 第一，必须了解电子文件的原始状况，即正式生成或收到 时的状况； 第二，就了解文件的元数据以及文件在处理过程中历经的 变动（审批、修改、批办和处理情况）和受到访问的情况 。 三、电子文件的归档与整理 • （一）电子文件的鉴定 2、电子文件的技术鉴定 （2）有效性鉴定 电子文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转 换、迁移等处理后，其信息是否仍可识别；光盘、 磁盘、磁带等是否可用；在规定的系统中是否可用 等。 三、电子文件的归档与整理 • （一）电子文件的鉴定 2、电子文件的技术鉴定 （3）完整性鉴定 电子文件的不同稿本是否齐全；同一稿本是否 齐全；电子文件的职能活动、作用、办理过程、结 果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等背 景信息是否齐全；电子文件的元数据（包括文件的 格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件 、字处理和图形工具软件、字符集等数据）是否齐 全。 三、电子文件的归档与整理 • （一）电子文件的鉴定 2、电子文件的技术鉴定 （4）无病毒鉴定 （5）载体状况鉴定 三、电子文件的归档与整理 • （一）电子文件的鉴定 3、电子文件的技术鉴定的方法 （1）对电子文件信息进行计算机阅读检查； （2）发挥元数据的作用，检查电子文件信息记录 制度； （3）对电子文件形成时间和作者身份检验； （4）检查电子文件的传递方式、格式、状况以及 保存方法； （5）从技术上、法律上对电子文件信息的客观进 行认定。 三、电子文件的归档与整理 • （二）电子文件的归档 1、电子文件的归档范围 电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料 归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和 元数据。（《电子文件归档与管理规范》） 纸质文件材料归档主要是指《机关文件材料归档 与不归档范围》 三、电子文件的归档与整理 • （二）电子文件的归档 2、电子文件的归档方法 电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件 的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑 归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考 虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类 型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。 三、电子文件的归档与整理 • （二）电子文件的归档 2、电子文件的归档方法 逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储 方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案 部门移交的过程。 物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的 载体上，向档案部门移交的过程。 三、电子文件的归档与整理 • （二）电子文件的归档 3、电子文件的归档要求 （1）凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均 应定期完成物理归档。 （2）把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐 久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套 供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件， 则应在解密后再制作拷贝。 三、电子文件的归档与整理 • （二）电子文件的归档 3、电子文件的归档要求 （3）推荐采用的载体，按优先顺序依次为:只读 光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等 。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载 体。 （4）存储电子文件的载体或装具上应贴有标签， 标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、 保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体 应设置成禁止写操作的状态。 三、电子文件的归档与整理 • （二）电子文件的归档 3、电子文件的归档要求 （5）特殊格式的电子文件，应在存储载体中同 时存有相应的查看软件。 （6）将相应的电子文件机读目录、相关软件、其 他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》 （7）对需要长期保存的电子文件，应在每一个电 子文件的载体中同时存有相应的机读目录。 （8）归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档 前电子文件的载体保存至少1年。 三、电子文件的归档与整理 • （三）电子文件的整理 1、电子文件的分类 （1）一般的机关、企业事业单位电子文件可直 接采用“年度—保管期限—机构（问题）”的分类方 （2）电子文件数量大、现代化程度高的单位可 采用“保管期限—年度—机构（问题）”的分类方案 进行分类。 三、电子文件的归档与整理 • （三）电子文件的整理 2、电子文件的排列与编号 按“事由——时间”顺序排列 同一事由间电子文件按时间（用于一般电子文 件）、重要程度顺序排列（主要用于会议材料、统 计表、案件材料等） 不同事由间电子文件按时间、问题、重要程度 、机构等方法排列 三、电子文件的归档与整理 • （三）电子文件的整理 3、电子文件的编目 （1）应编制归档电子文件目录。 （2）归档电子文件目录为表格式文件。除以子目 录的形式存放每份归档电子文件的文件夹中外，还 应以一批移交的电子文件为单位编制同一批归档电 子文件目录。 （3）电子文件目录应编制程序，由计算机系统自 动形成。 三、电子文件的归档与整理 • （三）电子文件的整理 3、电子文件的编目 电子文件稿本代码:M-草稿性电子文件；U-非正 式电子文件；F-正式电子文件。 电子文件类别代码:T-文件文件；I-图像文件；G图形文件；V-影像文件；A-声音文件；O-超媒体 链结文件；P-程序文件；D-数据文件。 三、电子文件的归档与整理 • （三）电子文件的整理 3、电子文件的编目 存储归档电子文件的每一个载体中应同时存有相 应的符合规范要求的说明文件和电子档案目录。 说明文件为文本文件（用TXT文档编写），内容 应包括全宗号、全宗名称、归档年度、制作人、检 查人及检查时间等。 三、电子文件的归档与整理 • （三）电子文件的整理 3、电子文件的编目 存储归档电子文件的每一个载体中应同时存有相 应的符合规范要求的说明文件和电子档案目录。 说明文件为文本文件（用TXT文档编写），内容 应包括全宗号、全宗名称、归档年度、制作人、检 查人及检查时间等。 四、电子文件的接收与保管 • （一）电子文件的接收 对归档电子文件，应按有关规定进行认真检验。 在检验各格后将其如期移交至档案馆等档案保管部 门，进行集中保管。在已联网的情况下，归档电子 文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履 行相应的手续。 四、电子文件的接收与保管 • （一）电子文件的接收 文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部 门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及 其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进 行交接。 四、电子文件的接收与保管 • （一）电子文件的接收 检验项目如下: -载体有无划痕，是否清洁； -有无病毒； -核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检 验及审核手续； -核实登记表、软件、说明资料等是否齐全； -对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、 版本、操作手册等是否完整。 四、电子文件的接收与保管 • （一）电子文件的接收 检验结果分别由移交单位、接收单位填入《电 子档案移交与接收登记表》。登记表一式2份，一 份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存 。 档案保管部门应按照要求及检验项目对归档电子 文件逐一验收。对检验不合格者，应退回形成单位 重新制作，并再次对其进行检验。 四、电子文件的接收与保管 • （一）电子文件的接收 检验结果分别由移交单位、接收单位填入《 归档电子文件移交、接收检验登记表》。登记表一 式2份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保 管部门自存。 档案保管部门应按照要求及检验项目对归档电子 文件逐一验收。对检验不合格者，应退回形成单位 重新制作，并再次对其进行检验。 四、电子文件的接收与保管 • （二）电子文件的保管 1、 保管要求： （1）归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸 记录涂层。 （2）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。 （3）存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气 体隔离。 （4）环境温度选定范围:17℃～2O℃；相对湿度 选定范围:35%～45%。 归档电子文件在形成单位的保管，也应参照上述 条件。 四、电子文件的接收与保管 • （二）电子文件的保管 磁性载体 应存放于防磁柜中 四、电子文件的接收与保管 • （二）电子文件的保管 2、有效性保证 1、归档电子文件的形成单位和档案保管部门每 年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进 行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体 与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文 件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。 保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清 除内容的载体应按保密要求进行处置。 四、电子文件的接收与保管 • （二）电子文件的保管 2、有效性保证 2、对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次 抽样机读检验，抽样率不低于10%,如发现问题应 及时采取恢复措施。 3、对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存 一次。原载体同时保留时间不少于4年。 4、档案保管部门应定期将检验结果填入《归档 电子文件管理登记表》。 四、电子文件的接收与保管 • （二）电子文件的保管 3、数据的迁移 迁移指将源系统中的电子文件向目的系统进行转 移存储的方法与过程。 迁移是随计算机软硬件变化适时改变数字信息格 式 的一种处理过程，其要求软硬件具有良好好兼 容性，能够读取多种格式，并保证迁移的内容真实 和使用功能。 迁移技术是保护数字信息长期存取的有效选择。 四、电子文件的接收与保管 • （二）电子文件的保管 3、数据的迁移 对库存电子档案进行迁移操作前，档案部门应 会同技术部门制定严密的迁移操作计划。库存电子 档案必须在完整、准确和有保障的前提下进行更新 复制。复制或补救新版后，原旧版或有问题的载体 仍需保存3年。迁移工作完成后应填写《归档电子 文件迁移登记表》。 五、电子文件的利用 • （一）电子文件利用的特点 1、电子文件不再受“孤本”的限制，一份文件可 供所有需要的人共享； 2、电子文件具有良好发复用性，重复利用不会留 下老化的痕迹； 3、电子文件利用可能采用交互式，为用户提供各 种形式灵活的需求服务； 4、电子文件可以通过计算机网络进行远距离传输 ，使异地利用成为可能； 5、电子文件可以使用者不受时间的限制，随时利 用自己所需要的电子文件信息。 五、电子文件的利用 • （二）电子文件利用的方式 在线利用和非在线利用 1、在线利用即是在网络上进行电子文件的利用 活动。其包括了： （1）计算机网上阅览 （2）网上复制 （3）在线或网上咨询 五、电子文件的利用 • （二）电子文件利用的方式 在线利用和非在线利用 2、非在线利用即是利用者不通过网络在计算机 上直接阅读或利用电子文件。这种方式在各机关档 案室使用比较普遍。其中包括： （1）计算机单机阅读 （2）提供电子文件拷贝件 （3）缩微阅读 五、电子文件的利用 • （三）电子文件利用的管理 1、使用权限的审核 2、提供利用拷贝的回收 3、利用中的安全措施 4、利用登记 5、利用统计 五、电子文件的利用 • （四）电子文件利用的安全管理 电子档案利用的安全与保密，比纸质档案更加难 以控制。因此，应特别注意以下几点： （1）利用方法应视用户的情况而定，不能无原则 地向所有用户提供全部的利用方法。 （2）依据电子档案的密级，进行有效管理，一般 情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用 复制的方式提供利用，对于提供利用的复制件制作 ，必须在有效控制下进行。查阅或复制应在权限规 定的范围之内，未经批准任何单位或人员不得擅自 复制。 五、电子文件的利用 • （四）电子文件利用的安全管理 电子档案利用的安全与保密，比纸质档案更加难 以控制。因此，应特别注意以下几点： （3）采用通信传输或直接利用等利用方法，必 须对内容信息进行加密处理，并对所使用的密钥进 行定期或不定期更换。 （4）无论采用何种利用方法，都应对利用的全过 程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关记录，作 为利用工作查证的依据。 （5）利用系统应有较强的容错能力，避免由于误 操作而带来不可挽回的损失。 五、电子文件的利用 • （五）数字档案馆的利用平台 1、国际互联网 主要提供 开放档案目录 和现行电子文 件的查询，以 及提供预约平 台的功能。 五、电子文件的利用 • （五）数字档案馆的利用平台 1、国际互联网 预约登记 五、电子文件的利用 • （五）数字档案馆的利用平台 1、国际互联网 五、电子文件的利用 • （五）数字档案馆的利用平台 1、国际互联网 五、电子文件的利用 • （五）数字档案馆的利用平台 2、局域网工作平台 3、档案馆利用大厅平台 六、电子文件的行业标准及规范 • • • • • • • • • • 1、电子文件归档与管理规范（GB／T18894—2002） 2、《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009） 3、《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T 47-2009） 4、《基于XML的电子文件封装规范》（ DA/T 48-2009 ） 5、CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 6、电子文件管理暂行办法 7、海南省《电子文件管理暂行办法》实施细则 8、《电子档案移交与接收办法（征求意见稿）》 9、纸质档案数字化技术规范DA\31—2005 10、电子文件归档光盘技术要求和应用规范DA\T38—2008 ； • 11、数字档案馆建设指南 谢 谢！ http://archives.hainan.gov.cn (琼兰阁——海南省档案信息网)