Transcript iPad in de Eerste Kamer - Otto Redegeld

Eerste Kamer der Staten-Generaal
Papierloos vergaderen??
26 maart 2012
De Reehorst - Ede
Inhoud
• Aanleiding/doel EK-vergaderapp
• Innovaties Eerste Kamer
• Doel
• Voor- en nadelen
• Kostenoverzicht papier(loos)
• Ontwikkelen nieuwe app
• Partners
• Hoe werkt het?
• Management en beheer
• Privacy en beveiliging
• Start, uitreiking tablets, invoering, reacties
• Ervaringen
Aanleiding
Al jaren voornemens tot ‘papierarm parlement’
•Tijd is rijp, door de stand van de techniek
•Duurzaamheid, bezuinigen, slimmer werken met
ICT
Doel
Realiseren mogelijkheid tot elektronische
raadpleging van integrale agenda met
vergaderstukken
Aanbieden van de integrale stukkenstroom
digitaal middels een tablet
Innovaties Eerste Kamer
Eerste Kamer behoort tot voorhoede
•1988: Memocom-proef PTT met elektronische post
•1989: Viditelloket Eerste Kamer
•1994: Eerste Kamer in de Digitale Stad Amsterdam, als
eerste overheidsinstelling
•1997: Livegang www.eerstekamer.nl
•1997: Webwijzer-award voor www.eerstekamer.nl
•2008: 2e prijs Webradar (na Defensie.nl)
•2009: Officiële Publicaties digitaal
•2011: Papierloos vergaderen op basis van elektronische
integrale verspreiding Vergaderstukken
•2012: Vernieuwde website (HTML-5)
Alle projecten in samenwerking met PDC WWW.PDC.NL
Voor- en nadelen
• Minder papier
• Lagere productiekosten
• Lagere verspreidingskosten
• Overal raadpleegbaar
• Meer afhankelijk van techniek?
• Anders werken!
Kostenoverzicht papier
Kosten per jaar:
Papieren Vergaderstukken tot 13 september 2011
•Printen vrijdag-enveloppe
€33.200,•Verspreiding vrijdag-enveloppe €80.000,•Aanleveren Kamerstukken SD
€65.000,€178.200,-
Kostenoverzicht papierloos
Kosten eerste jaar:
Elektronische verzending na 13 september 2011
•Bouw iPad-applicatie (eenmalig)
€104.000,•iPads + data-abonnementen
€ 35.514,(jaarlijks, incl. afschrijving)
Totale kosten €139.514,-
Besparing papierloos
Mogelijke besparing per jaar (na eerste jaar):
€178.200,-
- €35.514u=
€142.686,-
CONCLUSIE:
•Binnen 12 maanden investeringskosten eruit gehaald
•maandelijkse kosten op lange termijn stukken lager
Ontwikkelen nieuwe app
•Applicatie voor tablet waarmee de Eerste Kamer in
staat is om vergaderstukken digitaal onder de leden
te verspreiden
•Zowel de stukken van de plenaire vergadering als ook v
de commissievergaderingen
•De bron voor deze stukken is de website (CMS) van de
Eerste Kamer en www.officiëlebekendmakingen.nl
Partners
•
•
•
•
PDC Informatie Architectuur
KOOP (Kenniscentrum Officiële Overheidspublicaties)
Sogeti Nederland BV
Dienst Automatisering Tweede Kamer
Situatie vóór 13 september 2011
•Dinsdag: Eerste Kamer vergaderdag
•Alle Leden ontvangen papieren
stukken per koerier thuis op
vrijdagavond of zatermorgen
•Grote hoeveelheid papier (1 meter)
•Distributie per koerier over het
hele land
Situatie na 13 september 2011
• Elk Lid heeft een tablet in bruikleen
ontvangen met de EK App
• De EK App bevat een agenda van elke
vergadering met de daarbij behorende
stukken
Hoe werkt het?
•
Invullen naam en wachtwoord
Hoe werkt het? (2)
• Applicatie start met agenda-overzicht
Hoe werkt het? (3)
• Agendapunt is aanklikbaar
Hoe werkt het? (4)
• Notities invoegen
Hoe werkt het? (5)
• Printen (via de postkamer) en
doorsturen per e-mail
Architectuur
Management
Tablets worden beheerd met de Online Device Manager van
Vodafone
Mogelijkheden:
• Wipe tablet bij verlies,
• check online status,
• push app links,
• forceer passcode,
• hard-software inventaris
Gebaseerd op een Sybase Afaria client app die op de tablet
wordt geinstalleerd
Privacy en beveiliging
De vergader-app gebruikt algemene
informatie
Notities worden opgeslagen in de
vergader-app achter beveiligd inloggedeelte
Belangrijk voor slagen project
UMTS 3G in-housedekking Vodafone
Beveiligd WIFI netwerk met Tweede Kamer
Gebruikers
Meeste Leden gebruiken de vergader app
met een setje andere apps zoals:
•iAnnotate
•Goodreader
•Quickoffice
De acceptatie van de Leden is nu 100%
Invoering
•Wekelijks overleg Interne werkgroep
•23 september: eerste digitale verzending
van alle stukken (geen koeriers meer)
•Workshops voor Kamerleden
•Ict Helpdesk op vergaderdagen
•Mededelingen Griffier aan Leden
13 september 2011
Het uur I!
Eerste Kamer
e-parliament: efficiënt parlement
Pre-iPad Parliament door Cees van Rutten en Jos van den Bergh
Reacties
Dantri – Vietnamese Newspaper
CHiều Thượn viện Hà Lan bỏ giấy bút dùng iPad.
Theo Các thành viên của Thượng viện Hà Lan giờ đây
không phải mang hàng cặp tài liệu đi làm nữa vì tất cả
họ
đều làm việc trên các máy tính bảng iPad của hãng
Apple.
Thượng viện Hà Lan bỏ giấy bút dùng iPad Các nghị sĩ
HàLan sử dụng iPad. Cách đây 2 tuần khi các thượng
nghị sĩ nhóm họp trở lại sau kỳ nghỉ hè, họ đã được
thông báo rằng họ chỉ còn một tuần để làm việc với các
tài liệu in. Sau đó, họ phải ngừng in các tài liệu và học
các sử dụng chương trình làm việc mới của Thượng viện
trên chiếc iPad được phân phát cho mỗi người
HELSINGIN SANOMAT - FINLAND
Hollannin ylähuone vaihtoi paperikasat taulutietokoneisiin
Hollannin parlamentin ylähuone siirtyi tänä syksynä
kertarysäyksellä paperittomuuteen. Kun 75 senaattoriapalasivat pari
viikkoa sitten lomaltaan, heille annettiin upouudet taulutietokoneet
räätälöityine senaattiohjelmistoineen ja neuvottiin lopettamaaasia
kirjojen tulostaminen tykkänään. Ylähuoneen pääsihteerin mukaan
senaattorit ovat olleet tyytyväisiä. "Aiemmin meille kärrättiin joka
viikko valtavat kasat papereita, mutta nyt voimme joka perjantaiiltapäivä avata senaattiohjelman, josta löytyvät kaikki seuraavan
viikon asiakirjat", kertoi pääsihteeri Geert Jan Hamilton. Koneiden
hankinta maksoi parlamentille noin 150 000 euroa, mutta
Hamiltonin mukaan tulostamiskuluista ja kuriirimaksuista kertyy
joka vuosi säästöä melkein saman verran, 140 000 euroa. Koneiden
ylläpito ja satunnaiset tulostamiset maksavat noin 35 000 euroa
vuodessa. Edes tietoturva ei ole ongelma, sillä senaattorien
käsittelemät asiakirjat ovat useimmiten julkisia.
Myfox9.com – U.S.A.
Dutch Parliament Swaps Paper for iPads
Soon, the paper recycling bins of Netherlands' lawmakers
t going green by switching to
will be empty now that they are
iPads. The Dutch Senate parliament claims to be the first
legislature in Europe to completely eliminate paper. The
total cost for iPads and the lawmaking applications was just
$250,000, but the savings are estimated at $194,000 in the
first year alone.
Read more: Dutch Parliament Swaps Paper for iPads
http://www.myfoxtwincities.com/dpp/news/politics/dutch
-parliament-swaps-paper-for-ipads-sept-132011#ixzz1cvntisRp
Daily Press
Senators ditch pen and paper for iPads
New York Post
Dutch Senate Goes Digital Thanks to iPads
The Boston Globe
Dutch legislators get iPads, go fully digital
IPEX
Dutch Senate replaces printed parliamentary documents with iPad
t
Global Centre for ICT in Parliament
Senate of the Dutch Parliament replaces printed parliamentary
documents with iPad
Padvance
Dutch Senators Rule the Netherlands...with iPads
Simplyzesty
Dutch Senate Goes Digital as iPads Replace Paper Documents
TMCNET
Dutch Senators Now Using iPads in Historic Meeting Hall
http://nos.nl/op3/artikel/272417-eerste-p-aan-de-ipad.html
http://www.zie.nl/video/algemeen/iPad-voor-alle-ledenEerste-Kamer/m1ezun1fqcds
Ervaringen
•Drastische wijziging van werkwijze
•Cold Turkey werkte
•Enorme vermindering van papierstromen
•Op vrijdag eerder toegang tot stukken
•Tevredenheid bij Senatoren
•PR-effect: Eerste Kamer af van stoffig imago
DEMO?
Vragen?
Otto Redegeld, ICT Adviseur
06-52435085.
[email protected]